擁有雲端採購大智慧 管它一例一休

隨著一例一休勞動新制上路，不少公司行號的老闆怨聲載道，有的直言人事成本大增，以致快要活不下去了，有的則認為給員工加班費天經地義，即使稍微多給一些也算合理，但問題是新勞基法規定每月加班時數上限為46小時，形成一道不容牴觸的天花板，擔心一些經常得靠加班才能處理完畢的關鍵大事，爾後沒法妥善執行。

放眼望去，公司內部到底有什麼工作，非得耗用大量人力、工時才能了事？毋庸置疑，「採購」就是一個典型例子，大部分採購人員的下班時間都很晚，加班1到2個小時是常態，有時還超過3到4個小時，若是倒楣到了極點，可能奮戰到半夜，甚至連假日都繼續加班，也不無可能。

完整的採購作業流程，從頭到尾涵蓋了需求單位提出請購、採購單位向需求單位確認需求細節、搜尋供應商、詢比議價、選定供應商、建立採購單、跟催採購單、驗收與收料、付款等眾多項目，整個價值鏈拉得相當長，當然不容易飛快進行。

採購對於企業營運的影響很大，老闆擔心如果採購部門每個同仁都耗盡46小時上限，卻依舊無法搞定所有工作，那可是會出大事的。

要不試著導入電子採購系統(e-Procurement)，靠電腦系統來分擔繁重工作？許多公司老闆坦言已經在用，但分憂解勞的效果有限，因為它還是需要撈資料、重複Key-in，這些事情都得花時間，無助於舒緩採購同仁的「Work Hard」狀態，至於老闆們最憂心的46小時魔咒，當然也沒消失。

聽得出來，老闆們對於傳統e-Procurement，頗有恨鐵不常鋼之嘆息，但其實現在可用的管理工具，已僅限於自建型式，開始有了雲端服務，也不像過去舊型系統架構擁有笨重包袱，而兼具了輕盈身軀，以及現代化操作介面、低學習門檻、高整合性等諸多實用特質，企業只要善加運用這些元素，就可望讓處理採購相關工作的員工，個個耳聰目明、手腳俐落，能用更快的速度，穩健踏實地處理完尋源到付款整個流程，從過去的「Work Hard」徹底進化到了「Work Smart」。

Oracle採購雲(Oracle Procurement Cloud)就是好例子，它足以發揮幾個極其關鍵的效應，讓過去採購部門沒日沒夜加班的場景，徹底消弭於無形，連帶使公司老闆不再因一例一休而自怨自艾。

提升採購效率 終結長時間加班夢魘

首先Oracle採購雲標榜原生整合特色，也就是能緊密整合企業既有業務平台的其他標的物，且不論標的物存在於傳統On-Premises系統、或是雲端，都在可被整合的範圍之列。

有了原生整合，再搭配Oracle採購雲支援以社群媒體進行溝通協同的特點，今後所有參與戰略性採購決策過程的不同角色，都能輕鬆利用如Line一般的友善工具，與群組成員討論事情，過程中可直接從後台擷取所需資料且加以PO上，以提升討論效率，其間完全一氣呵成，不需費時重複登打資料或轉換層層介面，更不需要像過去費心藉著電子郵件夾檔來發送訊息，且所有討論內容都會留下完整足跡紀錄，以利於日後Follow-up；單憑此例，即不難讓人領略原生整合的強大威力。

其次，Oracle採購雲訴求自助服務，讓需求單位開始成為採購系統的使用者，有機會自行搜索、選擇與購買，快速滿足工作需要，另外還融入商業智慧(BI)分析功能，意謂企業即使未曾建立資料倉儲或Cube，也能為每位使用者提供基於角色權限的個人儀表板，讓他們即時完整地掌握所有工作資訊，一旦察覺某些訂單Delay過久、某些貨品的驗收有問題等異狀，就能立刻做因應處理，不會讓小問題延宕惡化為大麻煩。

順帶一提，自助服務的奧妙，尤其可在耗材、配件或辦公設備等事務型採購活動上展現無遺，這也象徵採購部門終於可以從這些相對簡單瑣碎的流程抽身，保留更多的時間與精力，好整以暇投入更重要的戰略性採購活動，再也不必習以為常佔用表訂的下班時間。

曾有人形容，採購像是歐巴桑不斷要求Cost Down，像是討債的不斷追貨追驗收，又像是會計不斷對發票請款；總括而論，Oracle採購雲巧妙利用整合性高、簡單易懂、嵌入商業智慧、自助採購等關鍵要素，讓採購不再是一定得靠繁瑣流程、冗長時間來處理的苦差事，取而代之的是精簡明快的執行程序，加班需求減少，使老闆終能拋開一例一休的執著懸念。