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引進無害化模式 資安與效率一次到位的E-mail新型態
2016/09/29-DIGITIMES企劃  


無庸置疑,縱使新型態通訊工具應運而生,但由來已久的電子郵件並未因而消失,依舊與工作密不可分,藉由各種型式融入人們生活,只因相較其他工具,E-mail仍是事後追查的唯一有力憑據。

網擎資訊(Openfind)資深產品經理郭欣羽認為,儘管電子郵件模式猶在,但本質型態已變,各方關注議題不再僅止於郵件,而須增添效率、資安等另兩項關鍵元素。

先從效率說起,不少人都曾為了各項事務遲遲無法定案備感苦惱,故須將投票系統融入郵件服務,以提升決策效率;此外,多數人也曾為了調閱許久以前的郵件,耗費可觀心力,因而需要好的備份歸檔機制,優化調信效率。

此外為了解決大檔案傳輸困擾,使得檔案連結分享、下載通知及誤寄取消,成為重要功能項目,以利提升傳檔效率;對於營運觸角伸及大陸的企業,如何消弭兩岸連線的不穩定,確保所有信件確實送達彼岸,著實堪稱值得關注的課題,因此兩岸效率亦是一大重點;另為了提升溝通效率,企業亦須部署含有公私分明、內建同事列表、訊息快篩、聊天室內檔案集中列表等特質的企業級即時通訊工具。

網擎資訊(Openfind)資深產品經理郭欣羽。
耕耘郵件市場近20年,現已在台北、東京與上海設置營運據點的Openfind,深知企業亟欲將前述攸關效率提升的新型態機制,融入電子郵件系統,故從善如流,根據前述種種需求,推出對應的功能與工具。郭欣羽指出,Openfind也對於另一大關鍵元素、也就是資安,投入深厚的著墨。

近年來,曾面臨勒索軟體深刻威脅的企業或個人多不勝數,因應這些接踵而來的新型態威脅,不管是勒索軟體或其他型式惡意攻擊,電子郵件系統皆有必要提供相關保護機制。

舉例來說,曾有駭客瞄準台、美之間郵件往來的時差問題,偽冒美國客戶身分,要求台灣企業更換匯款帳號,由於在信當中置入正確的事件、人名,乍看不像虛假郵件,所以台灣企業不疑有他,便依照對方請求處理,時隔多日後當正牌美國客戶詢問為何遲未匯款,才驚覺受騙上當。

郵件上雲端  資安更強化

基於惡意郵件層出不窮,日本政府遂提倡「郵件無害化」政策,要求明年底以前所有地方政府均應落實;Openfind也將此一良善概念帶進台灣,開始提供郵件無害化服務,主要精神在於「去蕪存菁」,濾除郵件當中可能產生危害的雜質,將帶有鮮艷色彩的郵件內容轉化為黑白無華的風格,同時取消直接點擊超連結的功能,並將附檔予以移除,僅萃取部分文字內容加以呈現,也一併知會該附件的檔案名稱與類型,便於企業爭取時間確認真偽,避免驟然遭受釣魚信件、病毒信件或勒索軟體信件之威脅。

郭欣羽也提醒,多數企業通常僅設少數人力管理郵件服務,大大小小問題全都找上該少數人力,難免顧此失彼,既然郵件問題如此複雜且重要,不妨考慮託付給專業的雲端服務廠商,裨益收到資安強化、硬體維護Effort低、專業服務團隊輔助、更可享受最新且多樣化的郵件新服務等眾多效益。

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