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20210804_D Webinar 2021 疫起拚轉型論壇:缺電時代中的生存指南

啟動高效能居家辦公 通訊協作軟體功能大盤點

完善的企業溝通協作軟體最好的資安方案是建置在自家伺服器上。

台灣疫情急遽升溫,不少企業為體恤員工,自動提升防疫規格,讓全部或部分員工居家辦公。為了維持有效的生產力,除了頻寬升級、提供筆電,企業其實還需要準備一套通訊協作軟體做為遠距辦公的溝通工具。

台灣工作專用溝通協作系統的領導品牌team+,最近接到大量客戶詢問,特別根據多年來與台灣各大企業合作的經驗,歸納出幾項重點,提供大家「該怎麼選擇最適合的通訊協作平台?」

第一、同一帳號能跨螢協作。辦公環境已朝向跨時間與空間的混合模式,員工需要以同一個帳號在桌機、電腦、手機或平板間無縫接軌的跨螢協作。第二、可與人資同步的企業通訊錄。為工作情境設計的即時溝通協作軟體,應該要能整合企業通錄訊,員工不用再互相加好友,也免除離職員工遲遲未退群的困擾與資安風險。

第三、同時具備即時交談與聚焦討論的功能。工作中除了常見的流水式即時交談,更常需要針對特定主題或任務聚焦討論。過程中傳遞的文件、照片、影音檔案要能分類永久保存,方便隨時搜尋查找。

第四、能明確掌握員工讀取資訊的時間與狀態。工作中最漫長的等待莫過於「已讀不回」!提升企業工作效能的即時溝通協作軟體,最好能直接看到已讀、未讀清單及讀取時間,即時用其他方式聯絡未讀者。

第五、提供多元化的視訊會議工具。2020年疫情爆發下,「視訊會議」成為最熱門的搜尋關鍵字。隨著遠距工作需求,視訊會議已是企業溝通協作軟體不可缺少的功能之一。

第六、可以整合企業原有的數位系統。溝通協作平台要能提供多元化的團隊合作工具,如任務管理;還要能整合企業已有的CRM、ERP、BI等系統,讓員工從單一入口就可以隨時隨地高效工作。

第七、要簡單易學且適合台灣工作文化。組織中從董事長到櫃檯管理員都需要使用溝通協作工具,必須人人容易上手。最好選擇已經有多家公司成功全員導入的系統,如果在不同類型產業都有成功導入經驗的更好。

第八、溝通資訊必須存放在企業私有雲內。員工在家辦公,要從不同地點連線進入公司系統或傳送資料檔案,「資安」實是最不容忽視的關鍵要素。以私有雲架構把溝通資料都儲存在企業端的伺服器上,才最可靠。

疫情推動遠距需求,部分或全員在家辦公成為新常態,企業需要更適合的科技強化營運、提升協作效能。協作的本質就是幫助員工在工作過程中,用適合的工具、更有效的溝通與合作,提高個人生產力,也達到更高效的及體力;在疫情嚴峻的此時此刻,更顯得重要。

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