POS系統 化身零售業IT應用基石
POS系統是零售業最基本的IT工具,主要在商品交易買賣過程中,負責計算交易總額、列印發票/收據等任務,由於零售業商品種類及數量繁多,早期店家常為貨品管理所苦,直到1970年代商品條碼的規格確認後,才克服庫存管理問題,同時也催生出POS系統,此時的POS系統被稱為電子收銀機(Electronic Cash Register;ECR),僅具備結帳及列印發票(或收據)的功能。
ECR連結掃描器後,可以讀取商品條碼、計算消費總額,不僅加快結帳速度,又能降低人工輸入價格的錯誤風險,使用者也由零售業逐步擴大到餐飲或飯店旅館等產業。
1990年左右,ECR隨著PC技術而起了化學變化,銷售端點系統(Point of Sale;POS)之名正式底定,此時的POS在外觀上仍延續傳統ECR樣貌,但內部架構和電腦已無二致,功能則變得相當多元化,除了基本的結帳、列印發票外,還可以進行人員出勤管理、進出貨管理、交易行為分析等等,因此,PC技術可說是POS發展史上的重要分水嶺。
POS系統 零售業導入IT第一步
台灣廠商將POS規格演進區分成4個世代,第1、2代為ECR時代,兩者架構幾無二致,差異點僅在有無RS-232埠,具備簡單的收銀、列印發票等功能,到了第3代則正式進入POS階段,以PC系統為主要架構,至於第4代和第3代並無太大差異,主要不同點在於第4代納入觸控面板設計,體積上也較為輕巧。
目前,第3代POS系統仍是市場主流,就成本而言,日益低廉的價格,讓它得以取代第1、2代ECR設備,就功能而言,零售業管理商品的工具為條碼,使用觸控面板作為輸入工具,不一定會比鍵盤方便,換句話說,第3代系統已能滿足大部分的使用需求,自然就延滯了第4代系統的交替速度。
不過,市場上另有一派人士認為,當POS系統導入PC技術後,無論是內部規格或週邊設備的發展,都依循著相同腳步前進,第3、4代間的分際線其實有些模糊,應該從整體演進腳步來看,區分為前PC世代與後PC世代,才是比較恰當的說法。
週邊設備比一比
POS系統的週邊設備主要有下列幾種:客戶端收銀顯示器(簡稱客顯器)、收銀錢箱、條碼掃描器、可程式化鍵盤、顯示螢幕(LCD/觸控)、發票機/收據機、讀卡機等,除了觸控螢幕比較少見外,其餘週邊設備使用比率皆相當高,端視零售業者的應用需求而定。
舉例來說,現在便利商店業者都會在POS終端機前方外接LCD螢幕,播放商品廣告或促銷活動訊息,吸引等候結帳客戶的注意力,但百貨業因為營運型態不同的緣故,站在結帳櫃檯前等候的人,通常是櫃位小姐,此時自然沒有加裝客顯器或LCD螢幕的必要性。
RFID讀取器與DVR安全監控設備,是近年來發展出來的POS週邊設備,RFID可說是現今最熱門的無線技術,其在零售業的應用模式有兩種,第一種是作為商品識別之用,第二種則是儲值卡付費機制。
全球最大零售業龍頭沃爾瑪(Wal-Mart)自2005年啟動RFID計畫,第1階段便是要求旗下前100大供應商導入RFID系統,分別在置放貨物的棧板及出貨產品中,貼上RFID標籤做為識別之用,一旦RFID標籤取代條碼後,未來POS終端機所要連結的週邊設備將不再是條碼掃描器,而是RFID讀取器。
至於儲值卡付費機制,則屬於電子錢包的一種,也就是現在在台灣已逐漸擴增出交易功能的悠遊卡,現在各便利商店都已可使用悠遊卡結帳,其效益在於省去交易找零的時間,加速完成結帳作業,同時還能透過各種促銷活動來維繫客戶忠誠度。
POS與DVR的整合趨勢
回到安全監控設備來看,POS終端機與攝影機整合,攝影機通常架設在天花板上方,鏡頭對準收銀結帳櫃檯,即時監控與錄製每一筆交易情形,再將拍攝畫面傳送到後端PC存放。
不過,POS機台主要功能為收銀帳務處理,不單單是安全監控而己,在效能有限情況下,店家只有兩種作法,第一使用高單價高效能的POS機種,第二在不影響安全情況下,縮減部分安控功能,也就是捨棄全程錄影,改成觸發式啟動錄影機制,當POS的收銀箱被打開時,再啟動錄影功能,一旦錢箱闔上,錄影動作也就隨之停止。
POS結合監控設備的目的,主要是保障錢箱裡的現金,若遇到收銀員找錯錢、錢箱遭搶或偷的情況,可透過監控畫面了解事情發生的原委。由此來看,POS-DVR即便無法全程錄影,對安全也不致於釀成太大損失,這種觸發式啟動的做法,除了減少效能負擔外,也讓畫面擷取變得更精確,日後搜尋資料自然就更快速。
如果將硬體設備比喻成POS系統的骨幹,那麼軟體就是它的主要靈魂,惟有透過軟體才能創造POS系統效益。台灣富士通將POS軟體分成便利商店、大型購物中心及連鎖業等三種,該公司流通事業處處長陳奕敬認為,便利商店24小時營業,促銷活動頻繁且形式多元化,在軟體設計上必需具備更大彈性。
目前POS系統使用者以零售業為大宗、餐飲業次之,兩者在交易處理流程上,其實沒有太大差異,主要不同點是受到營運模式影響而產生的功能差異。
如零售流通業使用條碼管理商品,交易時以掃描條碼方式,紀錄客戶所購買的商品種類,而餐飲業則將菜單顯示在POS螢幕上,由服務生一一點選。此外,零售業在交易完成後,POS終端機只需列印出發票即可,但在餐飲環境中,POS終端機所要列印的單據除了發票以外,還有點菜明細表、叫號單、點餐標籤紙、製餐/出菜單等。部分餐飲業因為提供Table Service服務,進而會衍生桌號管理問題,而零售業則無此需求。
開創POS應用無限可能
展望POS系統未來趨勢,軟硬體層面各有不同發展,在硬體面,以縮小POS終端機的體積為主,其方式就如同前述所提,內部元件模組化或採取一體成形設計,一體成形其實是整合概念的延伸,將主機元件及必需使用的週邊設備整合在一個機體內,自然可以縮減POS系統的體積。
至於軟體面,則以功能最大化為主,將後台管理系統的部分功能挪移到前台POS終端機進行,減低作業人員在後台管理與前台交易空間的移動頻率,使其能專注在前台作業上。
以便利商店為例,其空間規劃通常分成商品展示區、商品庫存區、小型辦公室與結帳櫃檯,商品展示與結帳櫃檯為前台交易空間,至於商品庫存與辦公室則屬於後台管理的範圍,負責存貨盤點、訂貨、庫存管理等作業,若要將這些工作挪到前台來進行,最可行的方法就是透過POS系統進行補貨。
內建庫存系統的POS終端機,在收銀員刷商品條碼時,會自動檢測此類商品的庫存量,若是低於安全庫存量,就跳出對話方塊,顯示目前庫存量並詢問是否需要訂貨,店員只要按下「確認」鍵,就能成訂貨作業。
隨著軟硬體技術純熟,POS系統的角色不再是結帳工具,早已升級為店內營運管理的最佳幫手,對零售業者來說,只要透過POS有效蒐集每一個門市每一筆交易資料,就能為商品行銷、店內管理與客戶服務大大加分,讓POS開創無限可能的應用模式。