FlexSystem優化財務流程 其利國貿管理效能提升
- 張丹鳳／台北
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走進其利工業集團位於台北辦公室內，映入眼簾的是個性十足、造型精巧的各種造型背包，源自法國的休閒包品牌MAISON PROMAX，專為都會摩登男女打造一系列時尚、優雅、實用的高級後背包，除了與各領域設計師合作的限量背包，設計團隊更專注於對包款的每個細節，並與電影、動漫角色聯名，賦予每一個壞蛋包專屬的角色與個性，成為各國消費者的收藏。
這些產品為國際包款代工大廠其利工業集團開拓出不一樣的路，而從集團成立初期就導入的FlexSystem，一路協助其利工業集團優化財務與會計管理流程，成為公司提升營運效能的最佳助力。
目前其利工業集團業務遍佈全球市場，早年由香港貿易起家，為擴大業務及滿足客戶需求，於台灣成立其利國貿股份有限公司(其利國貿)，1970年創立至今已深耕台灣有49年。其利國貿財會部協理張淑惠指出，早期從事多種商品的進出口貿易與代工為主，為國際知名大廠OEM代工，專注各類包款製造，目前市面上許多國際品牌的背包，至今仍都由其利工業集團旗下工廠代工。
由於製造品質備受客戶肯定，其利工業集團的規模快速擴大，為有效掌握企業資源，財會流程的優化成為必然。張淑惠表示，包括其利國貿在內多數企業，早期財會作業都使用舊式的DOS系統，非常陽春，只能結算出較基礎的總帳報表，如果需要進一步產生內部管理分析的數據，必須將結果花時間蒐集與彙整，最後再加總內部貿易端與工廠端的報表數字，整體作業非常繁複，往往要耗費大量時間。
汰舊換新，導入FlexSystem打穩財務營運基礎
因此其利工業集團在2004年決定與香港最大的ERP系統商FlexSystem合作，導入FlexAccount財務管理系統。其利國貿在導入前彙整了內部比較重視的需求，首先是企業範圍涵蓋台灣、香港、中國大陸、越南、柬埔寨等地，系統需要能支援兩岸三地，包含英文與中文介面，和多種幣別轉換的功能，其次是其利工業集團的企業體系包括貿易、製造、控股等不同型態，因此系統必須具備高彈性與高擴充性，支援多公司與集團型企業管理架構，可因應公司需要設置多階層管理角度，例如：部門別、專案別、對象別…等等能將會計科目分類的維度，並因應集團需要產生相對應的合併報表與多維度財務數據分析。
對於上述需求，FlexSystem不但可以滿足，而且積極協助其利工業集團導入系統。張淑惠回憶，其利國貿是從2004年10月開始佈建系統，預計在2005年1月要上線，因此整個過程只有短短的3個月。在這3個月中，FlexSystem團隊與系統都發揮了極大的功能，除了安排專員到現場教導用戶使用系統外，系統方面能依照公司需要設定相對應的管理參數，也可將舊系統的會計科目與傳票明細帳資料透過Excel直接匯入到新系統，大幅縮短導入時間，最後在2005年1月如期上線。
靈活的報表工具，即時產生多維度財務分析報表
其利國貿資訊部李志康指出，FlexSystem除了靈活的系統架構與系統內建數百張會計明細帳以及各種角度的財務報表，其中最大的特色是比傳統的套裝軟體多了報表產生器(Report Writer)與Financial Information ON-line(FION)，讓用戶能夠依照集團管理需要自行設計多種財務報表格式。過去每個月要花許多時間彙整各單位的數據製作報表，現在都能透過FlexSystem有效彙整資料，並從資料庫即時擷取各種財務數據，格式只要設計好，用戶就能隨時產生多維度財務分析與集團合併報表。
集團跨足零售業，導入進銷存與固定資產系統
張淑惠表示使用FlexSystem多年，財務管理系統的運作都很順暢，不過隨著企業規模擴大，公司開始跨足零售業，代理MAISON PROMAX品牌，並於各百貨公司設立專櫃，開始有了存貨管理、店舖別管理與固定資產管理等需求，因此在2018年公司決定強化系統功能。
FlexSystem台灣分公司(佛萊信)透過數十年在地化經驗，提供FlexSystem其他ERP模組的服務，協助其利國貿導入進銷存系統與固定資產管理系統，搭配台灣版財務管理系統優化前後端管理流程。佛萊信台灣區業務經理簡子函指出，由台灣直接提供服務，效果即時且快速，一旦有系統導入疑問或是操作問題就能立即得到回饋，顧問也能到現場直接提供最適切的服務。
簡子函進一步提到，導入前端ERP模組的優點在於，用戶可以將多筆存貨與固定資產的資料很快速的建置完成，系統能立即產生存貨與各店鋪出入庫交易的管理資訊，也能有效管理公司多筆固定資產折舊並產生財產目錄等相關報表，大幅節省財會人員作業時間。
ERP團隊的專業與服務相當重要，關乎企業能否讓系統順利上線
在導入ERP初期，佛萊信團隊有安排專員到現場教育訓練，除了教導用戶學習操作流程，設定資料參數上有經過不少次的討論與調整，張淑惠坦言幸好有佛萊信台灣區資深專案顧問吳世麟的大力協助，除了電話與遠端線上問題解決，還多次親臨現場幫助用戶有效排除遇到的難題，讓系統成功上線。經過這次導入經驗，張淑惠和李志康都表示，ERP團隊的專業與服務相當重要，因為這關乎企業能否讓系統順利上線使用，而佛萊信的服務即時與專業，加上系統使用介面友善，讓其利國貿的用戶學習時間大幅縮短，在短時間內就可上手使用。
張淑惠指出未來其利國貿將繼續與佛萊信合作，這次數位轉型應包含ERP模組與本土化功能才能將財務部作業流程更加系統化，期望未來繼續強化ERP系統功能，提升系統間能整合的資訊流，前後端流程系統化才能有效提升公司內部管理的作業效率。
