友環企業從Atlassian Cloud出發 以實際案例彰顯流程與資產管理價值
- 魏于寧／台北訊
-
現今綜觀Forrester、Gartner或其他機構所產出的研究報告，都可清楚看出雲端化的趨勢脈絡；如同Gartner預期到了2025年，至少50%大型企業都將實施全方位 SaaS雲策略。影響所及，諸如微軟、SAP、Adobe、Oracle等知名軟體大廠，都紛紛將原本在地部署(On-premise)的軟體產品轉為SaaS服務；而知名專案管理軟體Jira與協同軟體Confluence的供應商Atlassian，近年也積極推動雲端優化營運模式，已宣佈在2024年初終止伺服器版或On-premise軟體的支援。
著眼於此，身為Atlassian代理商的友環企業(Linktech)，近年也因應雲端化大勢所趨，針對Atlassian Cloud積極舉辦相關論壇活動，希冀引領企業用戶理解Atlassian Cloud內涵與全貌。在日前，Linktech再度與原廠Atlassian攜手，共同舉辦「Atlassian Cloud 企業雲端解決方案經驗分享」線上研討會，藉由全球五百大企業的成功案例鋪陳，讓聽眾見識到國際級企業如何善用Atlassian Cloud佈局ITSM，大幅提升流程與資產管理效能。
擁抱SaaS，讓IT抽離庶務、站上策略制高點
Linktech工程部經理侯柏宇(Leon)指出，本次研討會整場圍繞著Atlassian雲端解決方案，闡述Atlassian Cloud Enterprise可為企業用戶帶來何等競爭優勢，率先登場的主講者為Atlassian大中華區負責人鐘冠智(Kerwin)，根據其過往參與企業雲端化、SaaS化的經驗，剖析企業在雲端轉型過程中將面臨哪些挑戰，以及企業如何利用雲端化打造更聰明、更快速、更省錢的ITSM。
Kerwin表示，深究Gartner等專案研究機構，之所以預測2025年將會進入雲端時代，屆時大多數的地端工作負載都將逐步遷移到雲端，主要是因為，現今變化的速度遠遠超過我們的想像，特別是疫情的發生，更加速地讓大家意識到，當變化來臨時，誰越快響應變化、誰就能脫穎勝出。
值得一提的，在敏捷、數位轉型成為顯學的今日，去中心化已是普遍議題，只因企業不能容忍自己淪為龐大巨獸，歷經冗長審批流程才能做決策，更遑論要針對年度計畫做修改，更是難上加難。而Atlassian的Jira Cloud也完全聚焦在去中心化概念，讓每個小團隊都可以輕易根據自身需求，做出自己想要的Report、並且能夠上架；另外很重要的一點，當前企業的決勝關鍵，在於能否專注發展本業、避免備多力分，因此儘可能把非本業的事務外包給SaaS廠商來處理，是相當值得採行的模式。
舉個明顯的案例，同樣賣披薩的兩家公司，一家無畏疫情、大舉招募3萬名以上員工，另一家卻接連關閉大量門市，差別就在於「專注」。成功的披薩公司全力投入IT優化，將之融為核心本業的一環，更專注地壯大披薩事業，例如透過Data Driven來加速響應所有市場需求的變化，持續開創新的里程碑。
「上雲之路已是刻不容緩，但不是軟體廠商叫你上、你就上，而是無需再花大錢聘雇頂尖人才，只是做系統維護或資安防護等Routine工作，可以把時間抽離出來，專注於創造更大的商業價值」Kerwin說，以Atlassian自身為例，現今大部份的工作負載都在雲上運行，譬如辦公室系統用Workspace，CRM用Salesforce，報表工具用Tableau，內部溝通用Slack，起初大家都認為這是一場革命，憂心IT團隊何去何從，殊不知IT一旦從基礎建設抽離出來，反倒能站在策略面，與所有Go-To-Market團隊共同攻略市場，協助擬定更佳的經營策略。
Kerwin進一步指出，你如果理解SaaS生態圈，將發現企業引進SaaS後，會更需要依賴一些通才型的人才，比方說全棧式DevOps/SRE工程師，因為這整套自動化方案，已不像過往On-premise產品那般「單打獨鬥」，而是需要「打群架」、對接很多系統，形成高價值的解決方案。因此IT人的角色定位，可望從以前修Bug的小工，逐漸成為企業內部的IT諮詢顧問，不僅工作專業度上升一個檔次，而且能夠體現更大的存在價值。
啟用Atlassian Cloud，坐享Time to Value優勢
接著由Atlassian解決方案工程師李文揚(Young)登場，介紹Atlassian雲端產品的功能特色。他強調，Atlassian承諾，一定藉由Atlassian Cloud傳遞最好的用戶體驗，因而吸引95%新客戶選擇從雲端起步，而不是從伺服器版或資料中心版開始；例如HauteLook、Elsevier、福斯汽車、7-ELEVEN、Scripps Networks、BP石油等知名的國際級企業，都是從雲平台開啟Atlassian產品的應用旅程。
為何要用Atlassian Cloud？可歸納為三大原因，首先是「Time to Value」，當企業規劃將新產品投放到市場上，可經由Atlassian Cloud協助降低上市時間；其次是「ROI」，係因企業不必費時管理Atlassian的產品升級、問題排除，將人力擺在更有價值的事情上；再來是「Innovation」，最新功能都會在Atlassian Cloud上快速出現，反觀On-premise產品不會有這麼多新的功能、新的改進。
Young指出，Atlassian Cloud可區分為Free、Standard、Premium及Enterprise等不同版本，大部份企業級客戶都選用Premium或Enterprise版本，主要是看上這兩個版本蘊含各式各樣實用功能，且分別有99.9%、99.95%的SLA保障。以Atlassian Cloud Enterprise為例，可望為用戶帶來幾個重要的價值，比方說Global Scale & Reliability，以及企業級安全與合規功能，此外還有強大的治理控制，乃至於可擴展性等優勢。
「Atlassian Cloud Enterprise另有一大亮點，即是支援無限制的Instances，」Young接著說，因此企業內部各式各樣的團隊，或位在不同地域的分支據點，皆可以擁有自己的Instance，並且透過自己想要的管理方式來使用Instance，而位居上層的總部仍具有一定的掌握度。另一個 Enterprise Plan值得注意的特點是，各個團隊底下都會有他們所需使用的Marketplace App，不同團隊需要的App也許有極大差異，如業務團隊、工程團隊所用的Marketplace App、Plugin就大不相同，Cloud Enterprise Plan 即可針對團隊使用情境分別進行選擇。
台灣富士通科技以Jira為核心，滿足專案管理需求
接下來進入本次研討會的壓軸議程，透過Linktech專案經理張琮聖(Vergil)、台灣富士通營運長Matthias的對談形式，帶出富士通科技使用Atlassian解決方案的成功經驗。
Matthias表示，台灣富士通科技主要負責富士通集團伺服器產品的研發與設計，基本上各式各樣客戶都可能使用富士通的產品，包括隨處可見的便利商店，抑或大型的銀行、保險公司、政府機關或大專院校。而富士通的核心競爭力主要來自於對產品品質的追求，總是秉持「好還可以更好」的信念，永遠在思考可以如何優化產品。
台灣富士通科技所用的專案管理系統定名為MPC，主要用來控管產品的生命週期，涵蓋產品的定義到後期的開發的所有階段，舉凡整個專案當中上百個工作項目與里程碑，以及所有與該專案有關的人，不管是台灣的核心成員，甚至連同日本、德國、波蘭與美國的團隊，都可藉由MPC協同運作。
現階段富士通選用Jira作為核心平台，執行MPC這般複雜的專案管理需求。對此Matthias說明，早期的MPC系統係由富士通自行研發而成，而且一路沿用超過20年的漫長時間，但之前負責維護的工程師離職後，就讓MPC陷入難以為繼的窘境，使得後續的維護與更新耗費越來越巨大的資源，驅使富士通開始尋找替代方案，最終決定使用Jira。
深究Jira之所以獲得富士通青睞，乃是基於幾個關鍵要素，包括使用者可以在Jira上設定想要的欄位、工作流程或是其他模組，而且它們和Confluence協同作業軟體(為富士通現行的知識管理系統)的整合度極高，時至今日，富士通幾乎所有部門都在使用Jira，它不僅支援高度的客製化且易於使用，還提供強大的追蹤功能，可讓富士通同仁在執行專案過程中不會掛萬漏一。
Matthias補充說，由於富士通的團隊成員遍及世界各地，在報行專案的過程中需要彼此協作，因而將Confluence定位為協作平台，在上面存放各種知識，以及執行專案過程所需要的各類型檔案，基本上從起始的需求分析，到產品定義、會議紀錄乃至產品規格，意即泛指整個專案過程中的種種細節資訊，都存放在Confluence。
Vergil進一步請教，近期台灣富士通科技導入Insight Asset Management，如何將它與Jira Service Management結合使用？Matthias答覆，因台灣富士通將Jira定位為流程控管工具，所以運用Jira Service Management的方式，比較偏向公司內部的OA流程，如簽核流程、人事相關流程，也包含財會部門的資產管理流程，而富士通集團也針對銷售與售前服務部署一個客服平台，讓外部客戶可透過此平台進行需求討論與提問，和富士通團隊成員進行互動，這些歷程都會被記錄下來並追蹤。總之，富士通的客戶涵蓋全球範圍，因此期望透過Jira，為旗下產品建立一個統一控管的溝通平台。
活用Insight Asset Management，輕鬆做好資產管理
最後一段議程，由Linktech的Vergil擔綱講師，為聽眾帶來Atlassian Cloud案例分析。他指出，近年有越來越多大型企業積極導入SaaS解決方案，背後大致不脫低維護費、新功能、Atlassian支援等三大誘因。
首先談低維護費。若企業自建伺服器、將Atlassian服務安裝在自己的地端系統，但又需要提供給全球各地分支單位使用的話，維護上就非常耗時費力；如果這些服務委由Atlassian進行管理，即可省下許多IT基礎架構的維運人力。其次談到New Features，例如Insight Asset Management、Advanced Roadmaps或Atlassian Access，都是Atlassian在近期研發出來的實用新功能，唯有Atlassian Cloud用戶能最快享用這些新功能、展現新價值。有關Atlassian的支援，不論Atlassian Cloud客戶遇到什麼困難，都可洽詢友環企業，進而獲得全力協助。
Vergil表示，以Insight Asset Management為例，是Atlassian近期推出且備受矚目的新功能，主要定位在資產管理。要談論資產管理。免不了需要先定義何謂資產，而一般企業認定的電腦設備、軟體，甚至包括HR人事、辦公室地點，都可視為Attribute，成為資產管理的一環。如公司有一台MacBook Pro電腦，包含它內建一套Keynote軟體，採購費用為100美元，使用者為Sandra，隸屬在FieldOps團隊，辦公室位在冰島，這些細部資訊都是資產管理所需元素。
更重要的，企業可針對上述Attribute之間建立關聯性。以便在未來進行資產的事故管理、問題管理、變更管理時，有明確的勾稽，讓各個Attribute、Object之間的關係一清二楚，後續處理才會變得更有邏輯、更有效率。透過Insight Asset Management界面，使用者可輕易建立資產分類，各類別下還可切出子類別，子類別裡含有真正資產，例如Laptop歸屬於硬體子類別，內含各個型號筆電，以及這些筆電的序號為何、誰是擁有者、目前在使用或報廢、座落在哪個辦公室，都會詳細列在系統，方便管理維運團隊進行查找。
總括而論，友環企業(Linktech) 與Atlassian藉由諸多應用場景的描述與分述，清楚點出Atlassian Cloud之於企業的應用價值，包括利用雲端無遠弗屆的優勢，將散佈全球各地的分支單位，納入一致性流程與資產管理平台。
