文件加密及控管 確保企業無後顧之憂

在各種層出不窮的資安事件中，企業文件外洩的問題，已是日漸嚴重。尤其在個資法修正後，企業文件外洩如果涉及個資，企業不但可能蒙受鉅額賠償，企業者甚至可能擔負刑責，嚴重性不可不慎。

如第18條部分，公務機關保有個人資料檔案者，應指定專人辦理安全維護事項，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏；其次，第29條規定，非公務機關違反本法規定，侵害當事人權利者，負損害賠償責任。但能證明其無故意或過失者，不在此限。

但企業想要防止文件外洩的難度相當高。根據研究單位分析報告，資料安全威脅的主要管道，不外有4個，分別是駭客或惡意程式入侵、員工意外資料遺失、訪客或廠商資料外洩，以及最為棘手的內部人員進行外洩資料。所謂「日防夜防，家賊難防」，根據國際電腦安全協會(ICSA)的調查指出，其實只有15%的洩密事件來自外部入侵，出自企業內部的洩密比例反而高達60%。

事實上，企業洩密的管道不勝枚舉，例如離職或現職員工將公司資料攜出、被惡意程式外送、電腦遺失或送修等，可說防不勝防。很多企業其實常忽略文件也可能被合作廠商洩密。

因此，為了企業文件外洩所可能造成的損失，企業必須做好文件加密及控管，如利用數位版權管理(Digital Rights Management；DRM)，建立文件控管系統(Enterprise Document Rights Management；eDRM)，讓文件即使不幸外洩，也無法讀取或修改，進而確保重要資料不會因此流落市面。

4A防護建立更安全的文件控管系統

eDRM所具備的防護機制應包括4A：自動加密(Autocrypt)、認證(Authentication)、授權(Authorization)及稽核(Auditing)。

在自動加密方面，eDRM採用的加(解)密演算法，如Blowfish、AES 256bits、RSA 1024bits、RC4 128bits，都可讓文件內容不會輕易被人讀取，除了自動加密外，手動保密功能也應儘量做到簡單易用，如利用滑鼠右鍵選單或拖曳檔案至文件加密中心等。才能讓非技術人員也能加密重要文件。尤其許多重要資料的經手人，未必是IT技術人員，一旦加密過程過於複雜，就可能出現人為疏失。

認證功能方面，可透過支援AD身分驗證或Single Sign On功能，確保重要資料做到「認人不認電腦」，才不會因為電腦遺失或送修，就讓重要文件外洩。尤其在行動裝置已經普遍於企業中使用的情況下，任何人都可能會需要用各種裝置，隨時隨地存取資歷，也讓認證功能更是重要。

至於授權功能，必須兼顧閱讀、複製、列印、修改、儲存等設計，並可鎖定特定電腦才能閱讀，甚至可將文件設定限時閱讀；稽核功能則需要做到文件使用紀錄及統計，以及管理者操作紀錄，才能持續不斷的追蹤管理。

除了前述4A的基本要求外，透過軟體制定使用者規則也相當重要。良好的解決方案除了可讓使用者隨時檢視自己的規則設定，也必須能讓不同成員、OU、群組，可套用不同的規則。如財務部及研發部的文件特別敏感，就必須訂定自動加密規則，業務部讀取財務文件的權限只能唯讀，僅財務部員工才有存檔的權限，當然，只有主管才能享有手動解密、離線審核及檢視報表等權限。

而其他功能方面，eDRM還應該具備文件回收功能，讓被列管的文件在回收後，確保所有的人都無法打開被回收的文件；而任何被列管的文件，不管是存檔、列印、複製、更名或刪除等動作，也都必須留下紀錄，甚至可以統計表、圓餅及長條圖的方式呈現。

此外，企業若有員工因出差需要，必須讀取特定資料時，eDRM應可針對列管文件，增設臨時權限，讓員工可暫時閱讀文件。但為了防止文件不慎外洩，eDRM應提供時間限制功能，只要設定時間一到，權限即自動取消，才能降低文件外洩的風險。

文件列印也要能加入浮水印，透過浮水印的樣式、字串、字形、透明度等設定，不但可清楚辨別列印文件的權限，更可掌握列印者、列印時間等資訊。而針對加密文件，更可設定系統自動備份至本機端或遠端，以確保機密文件的原始版本留存在企業內部。

BYOD浪潮下的企業文件控管

值得注意的是，從使用者導入DRM系統的經驗中發現，使用者端的需求經常變動，無論是加密文件的政策修訂或是跨部門的文件交換，還有人員異動等，都會讓IT人員疲於應付。系統的穩定性、安全性與可用性，原本對使用者來說，就已經是理所當然的，而在加密文件控管方面，是否具備彈性，更成為使用者所重視的首要條件。

由於行動應用趨勢的到來，愈來愈多的企業開始規劃私有雲的架構，以建立整合的資訊服務平台，降低營運的成本，讓員工可以利用行動裝置，存取重要資訊，由於行動裝置不像企業內部的電腦設備，享有多道安全防線，不僅防禦能力薄弱，裝置一旦遭受資安攻擊，極容易造成資料外洩風險與損失，而且還可能因為遺失或遭竊，導致行動裝置內的重要文件資訊外洩，就算企業將所有資料存放在雲端，仍很難避免員工在自己的行動裝置存放備份，行動裝置的文件加密及控管，也就變得要格外謹慎。

以即時傳訊軟體APP如LINE、微信與M+ Messenger等，許多管理者都會用來與組織成員溝通，組成現成的企業即時溝通管道。但在使用即時傳訊APP溝通的過程中，許多與企業運作相關的資訊，也因此留在這些APP的相關機制中，由於這些APP缺乏企業資安需要的權限設定、加密、控制過濾資料等管控機制，即時傳訊APP也因此可能成為企業文件加密及控管的漏洞。

有鑑於免費即時傳訊軟體加密及控管機制不足，目前已有業者推出架設於企業封閉環境的通訊APP，讓企業能夠有效能的執行企業資安標準，並導入現今社群式溝通的優勢。

不只要加密 更要去控管

除了加密技術外，文件的控管也非常重要。一套好的文件安控系統，在管理上要有一定的彈性與便利性。系統可將最高管理者的權限下放給各部門主管，讓他們去當所屬部門的管理者，分擔最高管理者的責任，另一方面，由於這些管理者對其部門較為熟悉，更清楚要如何制定和管理文件政策、要授權多大權限給其下的使用者、並可即時稽核文件使用狀況，達到分層管理的目的。