疫後數位轉型怎麼轉？台塑網以流程管理建構數位競爭力

台塑網科技商業流程處專案顧問呂昌儒。DIGITIMES攝

「數位轉型」是最近產業最夯的關鍵詞，究竟誰是推動企業數位轉型的最佳助攻手？是CTO還是CEO呢？台塑網科技商業流程處專案顧問呂昌儒指出企業數位轉型的確須由高階主管支持向下展開推動，但實際上要真正達到企業轉型其實並不容易，最終COVID-19(新冠肺炎)疫情才是驅動數位轉型最佳動力。

台塑企業早在多年前已進行數位轉型，從數位化或數位優化開始落實，過程中非常重視制度流程與管理的合理性。然而台塑網流程管理是數位轉型的重要工具，呂昌儒表示，流程管理有四大管理目的，包含執行力、流程優化、異常管理、以及知識傳承。執行力是企業的紀律展現；流程優化則訴求「沒有最好，只有更好」的精神，持續精進；至於異常管理則是「即時管理」，一發現問題，馬上解決，絕不拖延，才是徹底改善「異常」之道；知識傳承也就是站在巨人的肩膀，做到管理制度化、制度表單化、以及表單電腦化。另台塑網相當重視四項重要指標，分別是「管理、流程、設備、技術」，台塑網不斷思索當競爭對手也有相同設備、技術的情況下，自身還能保有獲利優勢。

呂昌儒接著分享台塑網在打造流程e化過程，須考慮流程機能的完整性、能充分運用數據並掌握時效。以一趟出差所牽涉的流程為例，出差申請經主管簽核之後，即轉入ERP考勤，同時通知管理課代訂機票，以及通知出差的異地廠區安排住宿，接著自動設定門禁系統並通知職務代理人，出差完成後人員可依此進行旅費報銷。雖然出差單是一項標準表單，後續將各項作業串連才是一項重大工程，也是台塑管理精神的體現。

流程e化並不是只有OA文書作業外，還有異常表單、跨部門或跨系統簽核表單，例如：工程變更申請與通知單(ECR/ECN)，需要跨部門溝通而且具有時效性。台塑網在協助客戶將ECR/ECN流程e化時，並不是只是將原本紙本表單電腦化，而是思考作業完整及嚴謹性，統一從流程管理平台作業，從前段由工程部門確認必要變更後，發出通知交給相關單位會簽，確保庫存品、在製品等各部門確認事項有被妥善處理，可提升與相關單位討論、會簽及確認速度，甚至還可與文管系統整合，並自動發送ECN變更通知，簡化溝通程序並提升作業時效性，進而提高企業競爭力。

呂昌儒最後強調，運用此模式，台塑網流程管理可同時兼具時效性、完整性目標，最後展現流程管理數位化的實際效益。流程管理亦可針對跨地區進行資料傳遞互通有無，協助總公司兼顧效率及整體控管，是數位轉型秘密武器！