BYOD吹起浪潮 OA管理小心安全

三陽工業股份有限公司經理 陳春明

行動化的趨勢與進程發展非常快速，早在2008年，許多歐美企業就已經開始使用黑莓機(BlackBerry)隨時隨地處理公事，不管是對手機產業本身的發展，或是企業用來管理營運訊息或提升決策效率，影響都非常明顯。

三陽工業當時也已注意到智慧型手機可能引發的管理趨勢，三陽工業經理陳春明表示，雖然因為國內沒有引進黑莓機，一開始只能選擇E-mail來改善訊息提供的過程，但搭配電信業者提供的push mail及行程管理服務，以及導入Netbook搭配使用，三陽工業其實從2009年開始，就已經開始接觸行動管理的各種可能。

直到2010年，蘋果iPhone席捲全球智慧型手機市場，三陽工業也開始積極導入智慧型手機，成為企業內部管理機制的一部分。陳春明指出，傳統產業的高階主管因為年齡比較大，比較不熟悉科技產品的使用，所以導入前，一定要考慮產品的使用方便性，如三陽工業當時就導入電子公文簽名器，提高使用者接受度，也讓公文簽核系統能在一個月內完成建置。

陳春明強調，做好事前準備，以及詳盡的資訊藍圖，才能在最短的時間，完成資訊管理建設，企業也才能加快營運拓展的腳步。因此，陳春明建議，企業資訊策略與架構，必須與企業策略相結合。

如三陽工業在中國大陸及越南都有設廠及營運據點，資訊策略與架構，包括ERP、SCM、CRM、PLM等資訊系統，以及OA管理如E-mail、電子簽核、社群應用或協同合作，都得要有全球布局的考量。

因此，為了便於管理，陳春明認為，資訊系統應該保持一致及整合，因此子公司的資訊系統，也應該儘量採用營運總部的資源。如此一來，也有利於高階主管調動或出差，因為不用改變電腦使用習慣，只需要專注於訊息本身的變化即可。

而在資訊安全管理方面，郵件管理及電子文件管理，是三陽工業最為重視的資安機制。陳春明表示，首先在手機及平板設備的遺失管理方面，首先關注的就是包括電話簿、通訊錄及營運資料的安全，因為一旦設備遺失，裡面的資訊也會跟著遺失。因此三陽工業決定將push mail等資訊架構，從原來由電信業者提供，開始轉移到內部管理，不用擔心設備遺失造成資訊外流，使用起來也更為放心。

陳春明強調，企業資訊安全的防護措施，應該要跟著企業發展及環境的需要與時俱進，不斷調整。如三陽工業越南廠的ERP系統，一方面考量成本，一方面越南廠剛成立時，業務量還不是很大，在當地自建系統的需要不是很明顯，因此就選擇透過SaaS方式連回台灣營運總部，並透過VDI提高網際網路資訊傳輸的速度及穩定性，資訊部門此時就得扮演好軟體服務平台角色。

陳春明認為，方便性、效益性及即時性，是企業資訊部門必須時時思考的改進方向。因此，從2009年起，三陽工業海外子公司的ERP系統，開始導入雲端應用架構，包括系統的使用方式、當地應用速度、維護模式與人力，也都跟著有所變化。

而在2010年導入行動化設備應用後，資訊人員即使在公司外，因為使用手機或平板更於便利及快速，如在值班時間來臨之前，還可以先用智慧手持裝置，連上資訊系統，檢查是否有哪些作業需要提前準備，即使是假日的輪值配合度，都跟著大為提高。

陳春明指出，很多管理方面的應用及要求，企業員工不見得會馬上接受，透過使用設備及環境的調整或轉換，有時就能因此提高員工的配合意願。因此，從2012年起，三陽工業的海外主管也開始利用行動設備，使用ERP或查閱電子公文系統等，都得到不錯的迴響。

為了能讓資訊策略能跟企業策略相結合，陳春明提醒資訊主管，不管在什麼場合，都要注意CEO關注的議題，並充分掌握IT的發展趨勢與應用，考量IT資源的投資與維護成本，尋找適切的IT解決方案，讓IT應用能朝簡單、易用及標準化的方向發展，讓企業同仁一同分擔與分享資訊管理的發展責任，企業資訊管理的價值，才得以發揚光大。