京瓷文件管理服務助企業解決管理及資安痛點

對於不少企業，文件輸出設備是頗令管理者頭痛的一環，其中最主要癥結，源自於費用不斷增加，一來因設備老化導致效率低落、浪費時間資源，增加許多隱藏成本，二來多數公司其實未能完全掌握輸出設備的台數及用途，難以認定究竟哪些流程衍生較多費用，且由於缺乏完善的監控措施，不僅加重IT與管理負擔，也在資料安全方面徒增變數。

為協助企業擺脫困境，台灣京瓷辦公資訊系統(KYOCERA Document Solutions Taiwan)近年大力推廣「文件管理服務」(Managed Document Services；MDS)，期望憑藉完整產品線，以及來自單一廠商的專業化與客製化服務，為用戶營造文件管理費用透明化、提高員工生產力與行動力等顯著效益，同時確保文件與資料安全性。由於MDS的價值主張明確，有助化解企業文件管理上的諸多痛點，因而獲得愈來愈多企業青睞。

單一UI與驅動程式  降低學習門檻

台灣京瓷事業戰略部經理楊亦琦表示，以飯店業為例，算是該公司近年頗有斬獲的領域之一，該產業場域存在一些共同特色，包括員工人數多、流動率高、設備台數多、耗材與備品多，及IT人員需要兼管複合機或印表機，隨著多項複雜變數的拉扯，導致文件輸出環境的效率低下；為此不少飯店趁著原有設備租賃期滿之際，紛紛評估新的供應來源，並針對未來的設備服務廠商，羅列出諸多要求。

綜觀這項要求，主要偏重於管理議題，例如必須整合員工卡、共用帳號來進行設備管理，必須滿足彩色印量及使用權限的管制需求，再者則需提供部門及人員帳務費用的月報表；而飯店基於全年無休之經營特性，以致十分重視服務時效，要求廠商提供假日服務。

楊亦琦透露，由於台灣京瓷掌握多項獨到優勢，得以迎合飯店業者的期望，在多項個案雀屏中選。這些優勢包括了所有硬軟體商品都來自KYOCERA，舉凡操作介面、驅動程式通通一致，大幅降低用戶的學習門檻；此外該公司提供KNM(KYOCERA Net Manager)、M‐Files等多項富含實用性的文件管理方案，可滿足用戶端管理與使用需求，亦能因應IT、總務或財務不同單位的管理需要，提供客製化帳務報表。

Easy Security登場  旨在預防機密外流

值得一提的，環顧京瓷MDS版圖，資安解決方案可謂其中重要一環，對於不管是飯店業或其餘各行各業，都具有頗大誘因；尤其近年來肇因於兩岸人才挖角現象，以致機密外洩事件時有所聞，更加凸顯文件資安控管的重要性。在京瓷提供的列印行為權控管機制中，與資安最息息相關的項目，即是四功影像備存(影印、列印、傳真、掃描)，除了此項偏重於事後稽查的功能外，該公司也基於主動預防機密文件外流，預計於明(2018)年初推出Easy Security新版軟體。

論及Easy Security的關鍵功能，大致包含兩項，一是使用者可自行從驅動程式「開啟機密防護戳記」，二是當有人登入KNM欲進行權限範圍以外的影印行為，設備的面板會出現「禁止使用訊息」。另一方面，主要用於文件自動化歸檔與掃描的M‐Files，也能在機密文件管理上發揮莫大效用，可根據預設的關鍵字，協助管理者快速調閱敏感文件的使用情況，或即時發出關鍵字警示Mail提醒管理者留意。

除了資安防弊，京瓷MDS對於提升員工生產力的相關興利措施，同樣不含糊，主要功能包括「Scan to me」，透過安全掃描來降低誤傳機率與傳送時間；「漫遊取件」，減少因設備繁忙而產生的等待時間；「自動報表產出」，依管理者需求進行客製化報表欄位調整，且可不定時接收彩色最高使用量等報表通知；「自動擷取、分類及歸檔」，由M‐Files進行 OCR辨識後轉換成可搜尋的PDF檔案，進而自動進行分類歸檔，以利快速查詢，藉此縮短文件管理流程與倉儲成本。

楊亦琦另表示，京瓷不僅在意於解決用戶的難題，也期望解決經銷夥伴的難題，有感於不少OA通路業者面臨世代交替與工程師培育養成問題，該公司運用巧思打造出ECOSYS M8130cidn系列新款A3彩色複合機，標榜DIY特色，強調用戶無需假手維修工程師，即可自行輕鬆更換碳粉、感光鼓、顯像單元等，使用者也可依需求選購解決方案軟體，搭配讀卡機一起使用，認證管理機制加上完整的報表呈現，讓輸出管理不再是難事。該款新設備將於2018農曆年後在台上市。

欲檢視公司文件資安的狀況嗎？快至京瓷官網預約免費諮詢服務，提昇文件資安，就交給京瓷。前往官網。