ChatWork提供進階管理功能 輕鬆匯出歷史訊息
- 鄭斐文／台北
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研究機構Gartner曾提出報告，指全球企業通訊軟體市場每年維持逾11%成長率，亞洲與非洲企業的需求尤其強勁，預估2019年總體市場規模上看424億美元，商機可謂龐大；深究主要驅動力，來自企業迫切追求溝通效率與兼顧安全。
目前在日本企業通訊軟體市場掌握逾七成佔有率的ChatWork，於2017年初對用戶進行調查，經統計高達75.1%受訪企業的工作效率顯著提升，80.9%企業的資訊共享速度上揚，69.1%企業減少逾兩成的E-mail使用時間，另有57.9%用戶將企業通訊軟體定義為內外溝通工具，不僅滿足內部需求，也藉此聯繫客戶或合作廠商。
善用企業通訊軟體 效益翻倍激增
日本前三大電信公司之一的KDDI，是企業通訊軟體的受惠案例。以往該公司依賴電子郵件、電話進行工作溝通聯繫，不少員工每天耗時於等待E-mail回覆、講電話，導致投入工作的時間遭到排擠；為改善這般情況，於是評估導入企業通訊軟體，最終擇定採用ChatWork，在幾個示範部門優先施行。
電信業堪稱關鍵基礎設施，對資安防護的嚴謹度更勝其他產業，因此KDDI對於企業通訊軟體的選用不敢大意，以最嚴格標準檢視相關產品，發現ChatWork採用SSL/TLS銀行等級的加密傳輸及資料保存機制，確保任何訊息不會遭外人惡意攔截，而ChatWork更比照資安公司規格，24小時監測整體服務運行狀態，以期進一步強化資安保護，並確保UX(使用者體驗)維持最佳狀態；凡此種種，皆符合KDDI期待。
歷經示範部門實際使用ChatWork，每人每天花費在溝通的時間皆較過去大減，得以保留更寬裕的空間處理核心事務，由於成效卓著，KDD決定將適用範疇擴及全公司。
除KDDI外，藤井律師事務所亦是因ChatWork而獲益的經典案例。ChatWork台灣區總經理川村真史指出，該事務所以往藉由E-mail或面談方式，與客戶討論法律問題，但E-mail來往過於頻繁，無助提升客戶對法律的理解程度，至於會談，多數客戶則反應難以放鬆心情討論，且親赴事務所的路途過長而備感困擾；影響所及，事務所與客戶接觸頻率漸趨減少、客戶滿意度逐步下滑，甚至出現終止契約情況，堪稱一大警訊。
有鑑於此，該事務所負責人藤井總律師決定引進ChatWork，嚐試用於客戶溝通，在體驗過程中，有兩點讓他深感驚喜，因而決定今後僅提供ChatWork諮詢服務，不再接受電話與面訪的諮詢。
驚喜之一，藤井總在事務所時以PC使用ChatWork，移動時透過iPhone使用，若外出中且需輸入較多內容時，則改以iPad操作，不論切換至任何載具，皆可享有一致流暢體驗，確保對外溝通不間斷。驚喜之二，ChatWork讓客戶能輕鬆詢問、加深理解，同時還可保留聊天記錄，日後面對類似法律問題時，無需一項一項詢問律師，即能透過歷史記錄搜尋，找出關鍵資訊，知道如何活用契約書的條文來保護自己，並且快速做出正確決斷。
該事務所全面採用ChatWork後，運用過去花費於E-mail與會談的相同時間，可完成3倍工作量，更巧妙打破事務所、客戶所在地的藩籬，將服務觸角伸展至全國各地；導入後僅一年多，諮詢客戶數量便增加到兩倍。
進階保存對話記錄 遏阻機密外洩
川村真史指出，不論電信公司或律師事務所，皆極為重視營業秘密保護，ChatWork提供的進階管理功能，無疑是切中用戶核心需求的關鍵。
舉例來說，企業可選擇僅限內部聯絡人(不開放外部使用者)，僅限公司授權的行動裝置(私人手機或平板需向公司申請登入ChatWork之授權)，僅限公司IP登入(離開公司即無法使用)，限制外部SNS串流(無法串流外部社群網頁、資料無法傳送至個人雲端)，禁止檔案收發(限制使用者收發檔案、保護機密資訊)，專用URL登入(無法從一般網頁登入使用ChatWork)，確保ChatWork使用環境處於最高等級的安全狀態。
透過上述進階方案，也提供單一簽入(Single Sign-On)功能，便於企業將內部人事資料連結至ChatWork應用場景，無需耗費多餘人力成本來管理帳號；另外更重要的，即是讓企業管理者下載對話Log記錄，必要時倒帶細看所有群組的通訊、傳檔內容，正所謂凡走過必留痕跡，可有效遏阻員工利用企業通訊軟體洩漏營業機密。
進一步了解：http://link.chat-work.com/degitimes1。
