雲納百川 提升反應速度實現獲利
- 楊迺仁
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從金融海嘯發生迄今已經過3年，企業經營所面對的是急單情況變成常態、缺工問題日益嚴重，甚至發生接到大訂單卻不見得能賺錢的窘境。技嘉科技資訊處副總經理白光華指出，在經濟局勢劇烈波動下，反應速度已成為製造業生存的關鍵因素，因為高效率且即時的企業雲端服務，不僅能得知訂單現況、生產進度、資材控管、交貨進度，更能透過管理系統快速得知，業務訂單是否合理，資材庫存是否恰當，生產排程能否及時，藉此確保公司能有效獲利，並減少不必要的庫存。
白光華指出，要達到生產有效控管，最重要也是最先要執行的是建立有效的資材管理雲。因為在現有的資材溝通平台環境中，不僅會出現資訊不一致、資訊斷層、電話不斷與開不完的會議，更會因為要釐清責任，保留紀錄，使得資材人員都會將工作上的郵件cc給相關人員，不僅造成業務信件數量暴增，更重要的是無法有效掌控相關進度，及時做出正確反應。
以實務上的工作情況來看，現有平台的電子表單與郵件的跟催方式，會讓每位資材人員平均每天需處理多達600通以上的電話，方可確保當天備料、進貨、生產、送倉、出貨等流程執行順暢。若是能正確建置即時資材管理雲，以資料傳輸與看板提示取代電話跟催、郵件確認與電子表單流程勾選等動作，不僅可提升資材人員工作效率，包括業務部門、製造部門、客服部門、管理部門等其他單位，也能透過資料共享方式，同步進行訂單評估、生產監控、維修服務與庫存管理等業務，大幅減少不必要的電話溝通時間支出，並確保相關流程資料與數據均正確無誤。
客戶服務雲 用細節記錄提升競爭力
客戶服務對於技嘉科技而言，可說是公司經營上的重要環節，為了達到超越同業的服務水準，技嘉科技在企業雲當中導入了「客戶服務雲端服務解決方案」，以鉅細靡遺的記錄方式來提供完整服務。以主要業務主機板來說，為了要能管理每年1,800萬片、長達7年產品週期的主機板產品，技嘉科技的客戶服務雲橫跨包括RD、業務、維修等不同部門，彙整金流、商流、物流、資訊流等資料，並將製造廠、外包廠等相關公司供應資訊都一併納入。
在客戶服務雲當中，涵蓋多種不同用途的工作項目，包括備料預測、維修服務、資訊回饋、成本統計、維修費用、客戶收送、線上註冊、線上報修、保固查詢與維修進度查詢等，也就是將相關資料全部鍵入並逐一記錄，如此一來，便能透過雲端服務方式，提供客戶即時且有效的售後服務，並可透過維修記錄得知產品實際使用情況，進而反推供應商的產品穩定性與產品實際使用壽命，藉此提升公司競爭力。
聚焦企業雲端服務 建立五大工作看板
針對企業雲端服務內容方面，白光華建議可以工作特性內容作區分，也就是研發看板、達交看板、品質看板、物流看板與服務看板共5種，讓不同部門使用該部門統一化的工作看板，不僅達到使用界面客製化的目的，也能讓該部門能夠聚焦本身業務，提高公司營運效率。
在雲端資料庫建置上，每個工作看板各有獨立的資料庫，但是達交看板因為工作特性的不同，以及具有跨公司資料抓取的特性，因此區分成產銷資料庫與製造資料庫，並依照訂單SO、採購PO、工單MO的內容作區分。然而，不管是何種工作內容資料庫，都是建置在雲端系統中，彼此之間資料可以交互對照，以進行趨勢分析與整體評估，同步確保營運順暢。
當企業雲聚焦在部門工作看板上，便可用不同顏色的燈號來標誌工作上的事務是否正常運作。以實務上來說，可以用綠燈(正常)、黃燈(警告)與紅燈(延遲)來區分工單執行情況，日常運作中並不需要反覆以電話確認工單是否能正常執行，因為系統會自動追蹤。員工只需將工作重心注意在出現黃燈與紅燈標誌的工單上，透過點選方式得知異常發生狀態與解決所需時間，經過確認後即時輸入到達交看板當中，相關部門便會立刻得到通知，進而調整後續生產排程，大幅減少因異常發生而所需電話溝通時間成本，也達到明確的責任歸屬。
資料雲納百川 企業績效可期
白光華表示，在建置雲端服務的過程裡，其實是需要面對來自多方的壓力。因為要透過破壞性的建設，忘掉過去的包袱，重新思考整合的方向與分工的內容，並將相關資料進行標準化、模組化，並取得一致性與完整性的系統架構，如此一來才能在最終的目的上達到共識，讓雲端服務能夠獲得大家的認可，並為公司獲取最大利益。
最實際也最貼切的實際案例，就是技嘉科技在金融海嘯期間，不僅能即時應付詭異多變的外界環境，而且能確保公司利潤持續成長，零件庫存一路降低，但卻能維持在最佳水位，避開同業所發生的打消大筆庫存損失問題，並在業務面能達到確保有利訂單，讓公司在逆勢中仍能獲利，持續成長！
