省時、省錢又節能的企業流程最佳化　 超義科技技術長 黃仕鎮

黃仕鎮

超義科技技術長黃仕鎮以某電腦週邊設備大廠的採購案例進行分析，該客戶是1家台灣員工數達560人、全球員工數達3萬人的電腦週邊設備大廠，主要產品線包括電腦鍵盤、數位相機、數位影像模組、手機相機模組，同時代理各大廠牌電腦週邊設備。該公司總部位於台灣，廠區遍布大陸蘇州、東莞與捷克，分公司則橫跨美國、德國及日本。該公司的採購管理目標，在於建立與企業資源規劃(ERP)系統緊密整合的物料採購機制，包括與ERP同時導入，ERP起單、企業流程管理(BPM)簽核，然後將結果回傳至ERP。

黃仕鎮表示，超義科技在協助該公司的過程中發現許多問題，首先，由於集團業務成長快速，全球事業版圖不斷擴張，使得既有的ERP系統不敷使用，因而改置某外商ERP系統。但該ERP系統僅能顯示資料及狀態，缺乏彈性的簽審流程，且無法記錄資料變更原由，使得整體稽核不易，進而導致權責難以釐清，例如客戶訂單？請購單數量或金額變更理由，竟無法加以記錄、追蹤。為了彌補上述ERP的不足，必須搭配強大簽核引擎才行，而超義科技透過由PR請購審核表單、PO採購審核表單、SO客戶訂單審核表單，與IQA進料品保審核表單構成的強大簽核流程與引擎，來解決上述問題。

在上述採購案例中，超義科技提供許多值得一述的明顯效益。首先，透過超義科技的方案，讓客戶能落實台灣掌握核價權，以及地方採購之機制；再者，能藉此支援核心業務，補足前述ERP所缺乏的審核流程，如此一來，主管不需接觸複雜操作介面；此外，運用BPM處理工作，可節省可觀的ERP授權費用。至於其他明顯的效益還包括：符合彈性的業務組織；高階主管學習授權，縮短決策時間；完整記錄決策過程與計畫內容；流程優化，使企業資源得以節省。而該客戶原本每月約有18萬張單子，透過電子化後，可因此少砍38顆樹，滅少6,500公斤以上的碳排放量。

黃仕鎮表示，另一採購案例則是1家隸屬於行政院國科會的國家級研究單位，該單位下轄10幾個研究中心，員工總數達1,400多人，且各研究中心的採購流程不盡相同。該單位的專案特點，在於結合作業成本制(Activity Based Costing；ABC)與專案預控，並將原本紙本的請購單分門別類，細分為不同單據，再依各單據設計流程，包括派車申請單、便餐申請單、國內出差旅費申請單、國外出差旅費申請單、人事薪資費用申請單與請購單。

這家單位在導入過程中所面臨的主要挑戰與問題，在於共同表單輸入不易區分用途，因此不利統計分析；再者，傳統紙本表單簽核往往造成公文旅行的狀況，致使查詢不易；此外，因缺乏經費統計數據，所以不得不由人工統計，往往費時又費力。為了解決這些問題，該單位遂導入ABC作業成本管理制度。

黃仕鎮表示，導入ABC作業成本管理制度的確產生許多重大效益，包括數據化、無紙化的展開，再也不需重複登打資料，也無需人工派送，進而減少電話查詢，並降低維運成本。該系統支援多據點、多單位的使用，只要能上網就能辦公，完全突破地域上的限制。而且該系統在權責上極易釐清，因為簽核歷程查詢方便，使得資料登打責任明確，時點判斷也能準確記錄，再加上緊密結合ERP財務資訊系統相關的簽核流程與表單，益使得整個輸入程序得以簡化，簽核時程得以縮短。由於輔助資訊更加清楚，便於執行經費及預算控制，提升整體簽核效率。該系統擁有高彈性的簽核流程，是相當適用於部門組織及計畫組織的簽核流程。