醫療病歷文件數位化解決方案

華經資訊企業股份有限公司影像服務部經理郭佳明。

華經資訊(FORTUNE)公司影像服務部經理郭佳明指出，醫療文件管理隨著醫院設立時間越長，過去累積的紙本病歷資料越來越多，病歷室空間需求相對地越來越大，使管理人力與維護(溫濕度控制)成本上升，連帶影響到管理績效下降。

而台灣逐漸邁向高齡化與少子化社會，間接使健保制度虧損，此現象已從健保給付與審查標準日益嚴謹反應出來。為了提供健保署相關資料，從醫院資訊系統HIS、放射資訊系統RIS到電子病歷系統EMR等多樣化文件，舉凡晶片卡、身分證、健檢報告書、醫療保險單、採購單據、醫療收據、各式病歷表單等醫療審查需要的資料也越來越多，處理時間、投入人力與整體投入成本越來越高。

醫療文件的管理三面向

醫療文件需面臨到管理的三面向：1.合規化－所有文件處理都要符合法律與作業流程規範。2.數位化－運用完整的文件管理系統來管理數位化的醫療文件。3.標準化－數位化過程中所有軟、硬體都要遵循相關標準以利資訊交換運用。華經資訊自行開發的DOC.M醫療文件管理解決方案，搭配柯達專業高速掃描器(Kodak Scanner)、提供勞務委外服務等，建構完整醫療文件管理系統，達到合規化、數位化與標準化的目標。

郭佳明進一步闡述醫療文件管理之合規化：醫療文件數位化，需符合醫療法第69條對醫療機構以電子文件方式製作及貯存，與第70條規定醫療機構之病歷至少保存7年等規定。數位化病歷也必須符合像個人資料保護法施行細則第12條規定，對該法第6條第1項第2款、第18條、第27條第1項等防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏，採取技術上及組織上之安全維護措施？事項。

他指出，華經以自行開發的DOC.M多元化文件管理機制，能跟各醫院HIS整合的單一簽入、提供資料遮罩與影像加密、權限控管之外，亦提供客製化擴充文件版型；同時整合相關軟硬體技術，具備整合外部索引資料與介接的能力，為掃描進來的病歷文件做好多元化管理。

DOC.M文件管理系統，將所有紙本病歷文件掃描建檔後，病歷影像檔放入病歷影像伺服器，並與HIS醫療資訊系統資料庫、醫事人員基本資料、病歷基本資料關聯性資料庫連接。醫護人員可透過電腦或行動裝置來調閱數位化病歷，節省人力、時間與空間，提升工作效率、增加看診空間並降低管理成本。

DOC.M能將這些醫事人員基本資料、行政或會計資料與病歷，依布局、樣板與類別來做分類；同時依照個資法第12條第9款規定的資料安全稽核機制來做加密，依第12條第6款所規定的資料安全及人員管理，提供重要欄位遮罩，以及依第12條第10款使用紀錄、軌跡資料及證據保存需求，提供紀錄與追蹤的功能。像是從病歷號碼調出來的電子病歷文件，可紀錄是誰所調閱，而權限不足者所看到的病患病歷可做資料閱覽區隔，例如住址與電話欄位全以黃色區塊遮罩。

多元化文件管理  建立安全、管控的數位化醫療倉儲

華經搭配柯達(Kodak)專業掃描器，從每分鐘掃描20頁的小巧桌上型，到每分鐘260頁的旗艦落地型，全系列均具備進紙與分紙的獨立模組SurePath技術，3D UltraSonic重疊進紙偵測技術，確保進紙快速流暢且不挑紙；還有掃描強化的LED燈模組，Perfect Page真實還原病歷內容，無邊界書本掃描(免拆除裝訂)等功能。

從健檢報告書、醫療保險單、採購單據與醫療數據等，身分證甚至硬質的健保IC晶片卡都可以同時放入，掃描器會自動分類，並將待掃描文件一張一張明確分離，一次就可以掃描文件的正反兩面。

柯達掃描器採用的iThresholding影像掃描處理技術，即便遇到一般掃描器無法處理的漸層色、半透明洋蔥紙、嵌入浮水印的原始文件、藍色防拷紙、有各種深淺筆跡內容的會計工作表等，經特殊影像處理後仍可清晰呈現。華經資訊也提供了文件數位化的委外服務團隊，從人力設備、專案管理到資訊技術支援3個面向進行支援，解決醫療環境中複雜的問題和需求。

郭佳明以台中榮民總醫院嘉義分院為例，其病歷影像倉儲管理系統採用華經資訊的DOC.M文件管理系統。DOC.M的資料交換機制，無論是嘉義、灣橋分院或市區診院之間以瀏覽器查詢與調閱影像，提供表單與權限控管機制，可支援NAS、磁碟陣列與SAN等各種儲存裝置，並以編碼加密方式儲存影像檔案，將病歷影像轉成.pdf同時嵌入浮水印。

透過病歷影像倉儲管理系統，使得該院在文件管理上獲得以下效益：1.將不動病歷納入系統，使病歷調閱研究更為便利。2.執行健保申報數位化，大幅節省文件影印整理寄送的人工與時間成本。3.將文件導入影像倉儲系統、納入流程控管，並建立調閱軌跡，有效保護病患個資。