引進無害化模式 資安與效率一次到位的E-mail新型態

網擎資訊(Openfind)資深產品經理郭欣羽。

無庸置疑，縱使新型態通訊工具應運而生，但由來已久的電子郵件並未因而消失，依舊與工作密不可分，藉由各種型式融入人們生活，只因相較其他工具，E-mail仍是事後追查的唯一有力憑據。

網擎資訊(Openfind)資深產品經理郭欣羽認為，儘管電子郵件模式猶在，但本質型態已變，各方關注議題不再僅止於郵件，而須增添效率、資安等另兩項關鍵元素。

先從效率說起，不少人都曾為了各項事務遲遲無法定案備感苦惱，故須將投票系統融入郵件服務，以提升決策效率；此外，多數人也曾為了調閱許久以前的郵件，耗費可觀心力，因而需要好的備份歸檔機制，優化調信效率。

此外為了解決大檔案傳輸困擾，使得檔案連結分享、下載通知及誤寄取消，成為重要功能項目，以利提升傳檔效率；對於營運觸角伸及大陸的企業，如何消弭兩岸連線的不穩定，確保所有信件確實送達彼岸，著實堪稱值得關注的課題，因此兩岸效率亦是一大重點；另為了提升溝通效率，企業亦須部署含有公私分明、內建同事列表、訊息快篩、聊天室內檔案集中列表等特質的企業級即時通訊工具。

耕耘郵件市場近20年，現已在台北、東京與上海設置營運據點的Openfind，深知企業亟欲將前述攸關效率提升的新型態機制，融入電子郵件系統，故從善如流，根據前述種種需求，推出對應的功能與工具。郭欣羽指出，Openfind也對於另一大關鍵元素、也就是資安，投入深厚的著墨。

近年來，曾面臨勒索軟體深刻威脅的企業或個人多不勝數，因應這些接踵而來的新型態威脅，不管是勒索軟體或其他型式惡意攻擊，電子郵件系統皆有必要提供相關保護機制。

舉例來說，曾有駭客瞄準台、美之間郵件往來的時差問題，偽冒美國客戶身分，要求台灣企業更換匯款帳號，由於在信當中置入正確的事件、人名，乍看不像虛假郵件，所以台灣企業不疑有他，便依照對方請求處理，時隔多日後當正牌美國客戶詢問為何遲未匯款，才驚覺受騙上當。

郵件上雲端  資安更強化

基於惡意郵件層出不窮，日本政府遂提倡「郵件無害化」政策，要求明年底以前所有地方政府均應落實；Openfind也將此一良善概念帶進台灣，開始提供郵件無害化服務，主要精神在於「去蕪存菁」，濾除郵件當中可能產生危害的雜質，將帶有鮮艷色彩的郵件內容轉化為黑白無華的風格，同時取消直接點擊超連結的功能，並將附檔予以移除，僅萃取部分文字內容加以呈現，也一併知會該附件的檔案名稱與類型，便於企業爭取時間確認真偽，避免驟然遭受釣魚信件、病毒信件或勒索軟體信件之威脅。

郭欣羽也提醒，多數企業通常僅設少數人力管理郵件服務，大大小小問題全都找上該少數人力，難免顧此失彼，既然郵件問題如此複雜且重要，不妨考慮託付給專業的雲端服務廠商，裨益收到資安強化、硬體維護Effort低、專業服務團隊輔助、更可享受最新且多樣化的郵件新服務等眾多效益。