企業善用協同作業轉型「社交型」企業
- DIGITIMES企劃
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隨著全球訊息的流通速度愈來愈快，業務節奏也隨之加速，產品推陳出新的速度，更是日新月異，產品生命週期愈來愈短，企業回應客戶需求的時間也愈來愈短，應對競爭威脅和瞬息萬變的趨勢，如何善用協同作業解決方案的豐富性和效率，以促進企業更能掌握市場需求，企業才不會像關在象牙塔中，對外界變化一無所知。
過去的企業如果想要接觸消費者，多半只能依賴媒體或通路，但隨著社交網路的快速發展和移動性裝置的增加，人與人之間的界限已不再這麼明顯，人們利用與他人的關係來發現和使用資訊，進而完成無數任務的現象日趨明顯，企業若能善用前述趨勢，鼓勵員工和合作夥伴，能夠透過網路彼此合作，並與客戶建構可靠的關係，組織也將擁有更多發展、創新和提高效率的機會。
因此，在協同作業的概念之下，企業所訴求的價值應從何處生產、何時產生以及如何生產，客戶已能發揮相當程度的影響力，企業必須徹底改變對於價值創造的觀點，不能只是將自己看成是供應者的角色，客戶也不再只是消費者而已，企業應該要在價值創造的過程中，改以客戶的角度出發，取代企業本位的思考方式，讓客戶參與價值鏈的每一個環節，讓客戶成為協同合作者，讓企業運作更能融入於社會，成為所謂的「社交型企業」。
IBM指出，社交型企業需要新的協作方式，如將社交功能融入到員工的工作方式中，創建以人員為中心的工作方式，並將重心放在人員的身分、專家經驗、興趣和他們創建的內容上，設法打破將人員與正確的資訊，與可幫助他們完成工作的專家經驗相聯繫的壁壘。
這種協同作業解決方案應該要將社交功能嵌入到人們用於執行工作的應用和業務流程中，創造卓越的工作體驗，如使用Microsoft Office、呼叫中心或銷售應用系統的人員，應可直接在應用軟體直接訪問他們的人際網路，而不需要離開他們正在執行的工作。
如線上音樂串流服務Spotify ，為了讓音樂更容易存取，甚至更容易分享，就努力以社交型企業型態經營整個企業，不但與facebook進行緊密的協同作業，讓Spotify的客戶可以輕易地與其他人分享自己對音樂的品味，更透過不停地聆聽和回饋他人意見的方式，連結到企業每季目標追蹤進度，確保團隊可以隨時進行調整與討論。Spotify創辦者兼董事長Martin Lorentzon 指出，這種方式讓大家更容易互相鼓勵，但也需要借助與過去不一樣的管理科技。
以人員為核心的解決方案
為了完善社交功能，協同作業解決方案應設法提供嵌入式社交分析工具，並透過檢查內容、社交關係和交互活動，捕獲和聚合真正有價值的資訊，減少可能導致分心的不相關資訊，為每個人創建個性化的體驗和建議。社交分析可讓每個人的社交網路智慧化，不斷提升價值，將協作作業提升到更高的附加價值。
此外，隨著智慧手持裝置的使用率激增，企業應該設法讓每個人都能隨時隨地連結關係，不但可找到最新的資訊，更能夠用最方便的方式，找到所需要的專家的及內容。而要達成前述目標，企業應該要設法建立可以跨行動裝置的社交平台，同時還要兼顧資訊的安全性。
值得注意的是，如果企業沒有擁有能夠整合大量資訊的工具，資訊就可能會像在整個組織的各個部門中叢生的雜草一樣，反而導致重要資訊可能被淹沒在茫茫的資訊海中，並導致存儲和管理成本不斷攀升。
因此，社交型企業應該重新設計改以人員為核心的解決方案，透過豐富的個人資料、部落格、維基百科和其他社交功能，聯結人員和資訊，突破組織之間的藩籬，有效分享真正有價值的資訊，並讓人員可以用創新性的表達方式，更輕鬆的查詢人員和所需的資訊，而不是將使用者鎖定到嚴格的限制和協作方法中。
在社交型企業的運作中，因為資訊更容易分享及散佈，組織中可用的信息量也將會不斷地快速增長，可能會導致許多檔案出現許多副本和重複，加劇存儲、維護和複雜性相關的挑戰。為了減少管理挑戰，協同作業解決方案應該要有能力從單一、集中的位置，主動管理大型人員群體之中的文件，並透過強有力的管理監督，幫助減少與版本相關的混淆資訊。
雲端服務值得關注
為了提高投資報酬率和控制成本，協同作業解決方案不但要能夠與現有的系統輕鬆整合，同時還必須能靈活的適應未來的變化。因此，解決方案應該是建立於開放的體系結構，才能長時間企業提供豐富的選擇和多樣的靈活性，以避免昂貴的淘汰並替換升級的負擔。
如果組織希望的是能依據業務變化而靈活擴展的成本結構，或者向更加現代的辦公環境方向邁進過渡，雲端服務可能是企業需要考量的方向，因為它可以減少企業管理的硬體量，同時讓分散在辦公室外的員工更輕鬆地訪問協同作業平台。雲端服務的其他價值，還包括維護、修理和能源消耗相關的成本節省、更快的啟動速度，減少複雜的安裝和升級，以及可能更少的IT支援服務，有利於人員投入協同作業的行列。
