加速產品開發 改善銷售流程的協同作業
- DIGITIMES企劃
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協同作業的概念由來已久，相關的軟體與解決方案也早已問世，導入的企業對於所購買的協同作業解決方案，總是寄予厚望，希望能對生產力、業務流程及財務，帶來正面影響。
尤其在全球化的知識經濟時代，企業迫切需要與員工、客戶及合作夥伴維持更為緊密的關係，以獲取更多更實用的知識和專業技能。社交網路的出現，更助長企業透過協同作業解決方案，設法取得更多競爭優勢的慾望。
企業佈署協同作業方案帶來的好處，不勝枚舉，如在IBM於2009年11月委託 Forrester Consulting所評估的報告中指出，部署社交協同作業工具對企業可能帶來的總體經濟影響，包括帶來新的產品創意，從而為市場提供更多新產品，增加收益；縮短產品的上市時間，讓收益更快的自然增長，更重要的是，可以讓員工不受地理限制地更快獲取專業技能和資訊，提高生產力。
高階主管支持是推動協同作業的關鍵
Forrester訪問了一家擁有 50000 多名員工和複雜產品的全球製造企業，發現該公司多年以來逐步引進各種協同作業工具，包括音訊、視頻、網路會議和即時訊息等，雖然這些工具都帶來一定的成效，但企業在擴展業務的整個過程中，發現還需要一種有凝聚力的協作策略，來滿足其戰略需求，其中又以社交網路工具，應該可對其業務帶來更多利益。
研究更發現，協同作業解決方案能否在企業產生效益，關鍵在企業高層是否提供最大限度的支援。CIO和其他高階主管，必須一致認可社交協同作業的重要，並試圖以此促進員工採用這些新工具，並通過其中內置的功能與他人進行溝通。由於研發和銷售團隊，能從協同作業中快速受益，且符合企業協作、創新、提高新產品銷售的戰略承諾，因此在這兩個團隊中，協同作業解決方案的使用情況尤其受到關注。
對有意拓展全球市場版圖的企業而言，協同作業的能力更是重要。為了在全球範圍內推動創新，這些新興市場的新員工需要一種機制與總公司的專家保持聯繫，從而探索如何將產品或技術應用到市場需求中，以及如何生產和推廣新產品，透過社交協作工具，可將全球網路中相似和相異的技術連接在一起，並允許對部落格和討論區進行搜索，以改善專業技術和資訊的搜尋。
而對於需要拜訪關鍵客戶、與經銷商保持合作的各地銷售人員而言，透過社交協同作業，有助於進行交叉銷售、客戶策略及技術產品支援，迅速擴大每個銷售商機、提高建議和互動的品質，並為銷售人員提供更多銷售時間及空間。
有趣的是，訪談過程也發現，該公司雖然製作了一些教育課程，但大部分使用者不用培訓就能夠使用這些工具。而且使用者往往會自行以企業無法預料的方式，找到發揮工作效能的方法，企業應該專注於如何將協同作業納入業務流程中，任其能不受限制地發展。因為協同作業的成功關鍵，是個人和團體的參與，策略和經濟回報也會隨之而來。
加速產品開發 改善銷售流程
協同作業對於產品開發流程的影響甚鉅。傳統的產品開發創意來源，多半來自於企業內部，主要是由研發部門發動，行銷、業務和製造部門，也可能扮演創意來源的角色。企業能夠發掘的創意越多，開發新產品或服務的機會也越大，而這也正是協同作業的核心價值之一。
因為，企業員工分散在不同領域工作，若能藉由協同作業工具，迅速分享創意，自然有助於新產品開發，但在此同時，在協同作業平臺上交換的訊息，若涉及智慧財產或企業營運機密，也得做好資料保護的工作。
Forrester認為，協同作業對新產品開發流程的影響，首先就是提高新產品收益。因為只要發展出來的創意愈多，意味著產品商品化的數量也會愈多。其次則是加快產品上市的時間，如協同作業的通訊工具，可以促進更有效率的溝通，縮短尋找產品專家和資訊的時間、共用產品訊息，進而加快產品上市的效率。
而在新產品上市後，協同作業工具也有助於企業迅速掌握客戶反應，進而達成溝通及發掘新商機的可能。業務人員更可因此迅速找到並邀請技術服務工程師，在產品特性或滿足客戶需求的解決方案上，助其一臂之力。
Forrester認為，協同作業工具可以促進同行間開展討論，銷售人員變得更有效率，他們可以將更多的時間用於銷售和提出改進建議，包括能滿足客戶需求的合適的解決方案，以及增值銷售和交叉銷售產品。最終，銷售效率和連貫性得以提高，進而實現更高價值的交易成長。
協同作業幫助企業尋找人才
除了幫助產品研發及銷售外，協同作業工具也有助於企業人資部，為企業尋找更多更有價值的人才。
如IBM為了讓人才與知識資產永續增值，特別利用WebSphere Portal打造IBM 內部入口網站，這網站能自動針對員工角色，呈現對應的應用程式給使用者，不但簡化人事作業與 IT 後續支援，人力資源部門也因此建立了智慧型人才庫，用更少的成本，輕鬆解決了一般企業中高階人才一將難求的困擾。
如架設於IBM入口網站中的員工個人資訊網頁「Blue Page」，不僅是員工平常找同事、找專家的必備功能，由於其更進一步與員工履歷，專業領域、專業證照、興趣等資訊結合在一起，已發展成IBM專業人才資源管理平臺。讓IBM人資部門透過條件篩選，即可從內部發掘更多高階經理，避免埋沒人才的遺憾，也省下不少聘用獵人頭顧問公司的費用。
建立以人為中心的管理模式
由於雲端服務應用漸漸成熟，許多協同作業交換的資訊，都會放入雲端，加上各種行動裝置推陳出新，協同作業解決方案已經不能像過去一樣，透過企業內部網路運作，如何因應移動與社交等新的應用需求，建立更具彈性、開放及高效能的協同作業平臺，也成為有意導入協同作業的企業或組織，所關切的目標。
IBM指出，企業需要新的協作方式，如將社交功能融入到員工的工作方式中，創建以人員為中心的工作方式，並將重心放在人員的身分、專家經驗、興趣和他們創建的內容上，設法打破將人員與正確的資訊，與可幫助他們完成工作的專家經驗相聯繫的壁壘。
過去的企業如果想要接觸消費者，多半只能依賴媒體或通路，但隨著社交網路的快速發展和移動性裝置的增加，人與人之間的界限已不再這麼明顯，人們利用與他人的關係來發現和使用資訊，進而完成無數任務的現象日趨明顯，企業若能善用前述趨勢，鼓勵員工和合作夥伴，能夠透過網路彼此合作，並與客戶建構可靠的關係，組織也將擁有更多發展、創新和提高效率的機會。
