採購文件管理系統有撇步　把握原則方能提升管理與使用效益

前言：企業在建置文件管理系統之前，除了要求供應商提供系統展示外，亦可針對企業內部所有文件進行實際測試，藉此發現相關問題，以利後續的系統修正，甚至可針對需求進行功能客制化，讓該系統更能貼近企業的真正使用狀況。

事實上，目前多數廠商所提供的文件管理系統產品皆已模組化，企業可參考各項功能的運用情形與實際需求，選擇導入適當的模組。此外，對於文件安全性、稽核記錄、保存等各項功能，最好能實際操作，甚至連報表的產出方式，也要一併納入考量，再決定導入與否。

針對提高系統使用率方面，該文件管理系統能否與企業既有的工作流程相結合，或是藉由串聯、批次轉入等功能，讓文件管理更加簡便，都是不可忽視的重點。

以下為企業採購文件管理系統時，應該注意的項目與遵循的原則，如果能掌握這幾點，必然有助提升系統導入後的管理與使用效益。

‧功能面－目前大部分的文件管理系統皆已模組化，企業應該針對實際的使用需求，找出最佳的功能模組配置。應該注意的重點包括：模組是否易於修改與客制化、是否精簡易於操作、能否提供個人化的使用介面，能否提供郵件及訊息通知，以提高工作效率；此外，對IT人員來說，是否能符合企業內部的多樣化需求，是否易於操作與修改參數，也很重要。

‧管理面－針對系統管理，最好能配置專職人員負責，透過定時產出的紀錄報表，不僅可有效監控系統狀況，亦可檢視、追蹤使用情形，有效掌握企業內部文件的動態。這個部分應注意操作與報表呈現方式，是否過於複雜，前後端是否難以控管。

‧工作流程－工作流程模組多半同時整合稽核功能，除了使用記錄之外，文件該由哪裡進、哪裡出，以及借閱、回收與歸檔，也都要明確的記錄下來。此外，可否與企業內部既有的工作流程結合，也是重點之一，倘若因系統技術差異，無法直接整合，也要考慮是否能透過應用套件結合或串聯，或是藉由批次處理轉匯到系統內部，避免讓使用者在操作過程中遭遇層層阻礙，導致使用率下降的情況。

‧文件格式－目前大部分的文件管理系統皆可支援多樣化的數位檔案格式，甚至也提供轉檔功能。此外，可進一步留意該系統開啟文件時，是開啟原檔或是另開新檔，是以編輯或預覽方式呈現，最重要的是，開啟文件檔案之後，會不會因此破壞原有的格式與設定，這些都值得IT人員觀察。

‧操作熟悉度－使用者的操作習慣，往往取決於系統的使用率，因此，除了操作介面必須精簡，更要避免分類過於複雜，而增加文件讀取與存放的困難度。個人化介面雖然有助使用者易於閱讀與取得即時訊息，不過，如果太過強調花俏的個人化功能，反而喪失了文件管理的本意。

‧文件存放－關於文件的存放與參數的擷取，必須有完善的規劃與備份機制。文件一般皆儲存於實體路徑當中，為了讓使用者能透過實體路徑連結至該文件，必須留意資料庫的參數設定是否正確，甚至編碼方式也必須加以考量，以免因編碼問題而產生亂碼。

‧安全性－除了在文件上增添加密保護功能外，最好能進一步將使用權與文件結合在一起，而且一旦文件離開系統之後，就無法閱讀或只能有限的閱讀、引用，讓有心人士無法從中取得企業的重要訊息。此外，文件管理系統是否有能力阻擋或禁止使用者，透過鍵盤快速鍵複製內容或藉由截圖軟體取得畫面，也應該多加留意。

‧稽核性－文件的取用與收回，都必須有詳細的紀錄與追蹤，甚至結合工作流程掌控時效性，企業IT人員也可從後端管理系統觀察使用著對於文件的使用情況與頻率，從中發覺存取異常之處，進一步執行後續的追蹤與處理，甚至收回該文件的使用權限。

‧相容性－相容性問題是企業最在乎的項目之一，最好能與企業內部既有系統相互結合運用，一旦系統各自獨立，維護起來比較不方便，而且容易發生混淆或轉檔資料錯誤等層出不窮的問題。

‧文件搜尋速度－當文件資料量一多時，是否具備有效率的搜尋方式或關鍵字查詢機制，讓使用者能精確且快速的找到所需要的文件，是導入之前必須考量的重點。如果上傳文件之前，系統能先提供輸入搜尋關鍵字或相關註記的功能，相信搜尋效率將可進一步提升。