援引專案協同管理系統　管好Plan/Task生命週期非難事！

前言：
對於多數製造業來說，產品開發專案管理的成敗，絕對會牽動經營績效之浮沈，但意欲將各項專案管理妥當，也肯定並非易事，因為其間的諸多挑戰亟需克服，而這些挑戰的主要癥結點，係來自1個與生俱來的結構性問題－專案及產品資訊往往分屬2個不同世界，1位專案經理已窮於應付同時多個專案資訊之整合難題，另一方面，又無從掌握管理產品的相關知識，該如何是好？值此時刻，勢必得借助1套知識化專案管理系統，透過資訊化的力量，方能截長補短、綜觀全局，繼而善加管控每一專案自始至終的生命週期。

本文：
多數企業專案經理，通常都面臨頗多挑戰，除了肇因於專案及產品資訊分屬2個不同世界，而導致產品相關知識的管理困難外，與此同時，更需要整合多個專案資訊，還需要可信賴的任務產出結果，以掌握專案進度，待這些細節都做好了，才能有效管理專案及任務之生命週期。

由於前述環節所涉及的構面，委實太過龐大、繁雜，若一味依循土法煉鋼的處理方式，肯定流於掛萬漏一，徒留處處破綻，到頭來，若詢問產品經理，當下究竟有哪些專案正在進行？哪些專案暫緩實施？而一些正處於進行式的專案，其執行狀態如何？搞不好只見其瞠目結舌、不知所措，倘若真是如此，那麼，對於企業經營績效而言，絕對是1項不容忽視的大問題。

意欲化解專案管理漫無章法、效率低落之現象，想當然爾，就必須憑藉資訊系統之導入，使之成為專案經理的後盾，方能妥善管理專案生命週期。

那麼，此一專案管理平台系統，應該具備哪些特質？對此，台塑網系統軟體事業群專案經理梁文政指出，1個完整的解決方案，必須兼顧「上級決策」、「資源分派」、「任務排程」及「網路時程」等不同專案生命週期階段，由此延伸下來，即可歸納出一些必要特色。

首先，專案管理平台必須具備整合性特質，能夠同時滿足專案、流程及圖文等管理需求，因為以多數製造業而論，皆對內部產品開發之管控，擁有極為迫切的需求，舉凡產品研發文件集中管理、專案流程控管及與異質系統間整合等諸多事宜，在在都事關重大，假使透過產品生命週期管理(PLM)系統，自然不難滿足需求，但針對一些受限於預算、無力部署PLM的企業，亦不容對這些問題坐視不理，此時若能有效運用專案協同管理系統，據此建構整合性的管理機能，同樣可望克服諸多難題。

以單一平台統籌大局　並可重複利用專案知識

以台塑網CPT專案管理解決方案為例，便是1個標榜專案、流程、圖文管理整合的平台，藉由此一平台，專案參與者將可完成所有處理工作，並得以統整各項資訊；此外，透過「開案或變更」、「工作事項與產出」、「產出文件歸檔」、「文件審核？發行」、「文管中心」等流程之環環相扣，不僅有助加速企業運作，且能營造資訊統一的利基，俾使各事項都易於被追蹤管理與稽催，另一方面，該平台也提供權限控管與資料保全等機能，凡此種種，皆旨在協助企業用戶有效分享公司所有產品專案及與專案相關的企業資產，並可緊密整合專案時程、工作事項、流程資訊、圖文產出、BOM表管理與研發人力資源管理，解決企業所面臨之諸多挑戰，從而實現Time-to-Market效益。

其次，CPT亦具備另一特色，即是可與微軟(Microsoft)的Project進行深度整合，除允許使用者得於Web管理介面，直接啟動Project外，另透過Web-based Thin Client技術，據以提升CPT與Project的整合層次，譬如可自動雙向更新Task Status、Actual Start Data……等相關屬性，彼此之間也可就工作分解結構(Work Breakdown Structure；WBS)、工作屬性(例如Description、Milestone……等)、工作限制、工作資源、預先定義的流程、預先定義的工作角色等項目，進行同步化。

再者，CPT也提供「計畫範本」，除可讓專案經理直接引用，以利立案速度之加快外，亦可謂有效保存產品開發知識的工具，倘若善加運用，不僅可快速引用設計知識並重複利用，降低專案設置流程的前置時間，也能作為後續開案的參考依據，促使產品設計趨向標準化，以降低試誤(Try-and-error)的努力與時間，這對於「一旦犯錯、便可能付出昂貴代價」的高科技製造業而言，重要性著實不言可喻。

至於表單與流程設計部分，CPT則分別提供Form Designer、Workflow Map Designer等工具，兩者都強調直覺式拖拉性質，其中，前者係植基於關鍵字欄位定義，標榜無須配合程式開發，且可支援商業邏輯之彈性變化，後者同樣標榜彈性化，允許使用者完全客製開發流程邏輯，種種特性，對於多數企業皆相當受用，因為舉凡表單或流程，都不可能萬年不變，難免都有更改需求，如果每回變動皆須仰賴IT人員耗時Coding，恐將永無寧日。

藉由計畫儀表板　直覺管理專案狀態

持平而論，有關專案進度的追蹤，對於各個專案經理人來說，都算是令人生厭的工作，倘若針對這些庶務，耗費過多時間與精神，難免倍多力分，影響其對於專案開發品質、錯誤處理等方面的專注程度，因此，意欲提升專案執行的品質與效率，便需要設法降低專案經理之於繁瑣庶務的負荷，在此前提下，1套真正適用的專案管理系統，就必須能提供十足直覺化、且可支援決策的統計圖表與資料，讓專案經理不必耗時費工，便能輕鬆獲取相關資訊。

針對這部分需求，台塑網CPT係提供了「計畫儀表板」，俾使計畫管理者可藉由High-Level角度，快速檢視專案進度，換言之，無論是計畫狀態之異常監控、異常通知管理、完成百分比等相關資訊，通通都可一覽無遺，且能透過即時性的統計圖表，直覺式管理專案狀態，從而快速掌握專案開發瓶頸，以利及早擬妥因應對策。

與此同時，管理者亦可將專案排程檔案納入版本控制，以便隨時取出歷史版本進行檢視，此外，也能針對專案排程檔案進行流程簽核，一旦簽核完畢，隨即進入Baseline發行階段，據此落實計畫時程之發行管制目標。

另對於專案成員而言，則可借助CPT所提供之「我的工作事項」機制，經由工作狀態、工作逾期、完成百分比等細部資訊的展開，快速掌握跨專案工作事項之輕重緩急，專案成員也可直接透過這一介面，快速啟動、完成或核可工作事項，並更新工作事項的進度；而在另一頭，專案經理經統合各專案成員所提供之資訊後，便可即時掌握各工作事項的狀態，以及Milestone的完成百分比。