歸檔工作要竟全功　先深入瞭解資料特徵

前言：因為資料種類的不同，進行歸檔的作法與思維也大不相同，在此要詳細討論的是，歸檔解決方案，應用在不同資料上的差異，以及產業對於歸檔解決方案的需求。

或許有些人認為，廠商倡導資料歸檔的「企圖」，只是為了要販售更多的儲存空間，還有希望藉著客戶對更多儲存空間的採購，進一步採用自家所推出的歸檔軟體，這種「軟硬兼施」的方式，可讓客戶與廠商間，更加牢不可分。

但越來越多企業，願意買單導入，這代表企業資料儲存，的確面臨許多待解決的問題，透過解決方案篇的討論，讀者將更瞭解歸檔對不同資料的管理，所帶來的效益。

只要是能被存取的資料，一旦累積到一定的數量，就會需要進行歸檔的工作。而歸檔解決方案的種類，可以由資料性質來區分。一般來說，企業資料可分為結構式（Structured Data），如：各種應用程式底層的資料庫（Database）；半結構式（Semi-structured Data），如：電子郵件（E-mail）；以及非結構式（Unstructured Data），如：文書檔案、語音記錄、圖片、照片等。大致上來說，結構式資料的歸檔方式較為特殊；而半結構式、非結構式的檔案，歸檔方式是差不多的。

業界一般將歸檔區分為資料庫歸檔與檔案資料歸檔2種，依照資料種類，及歸檔工作的複雜程度，分別為：零散檔案（包括電子郵件）的歸檔，及主要應用系統（如：ERP、MES等）資料庫的歸檔。

資料庫歸檔要竟全功　考驗廠商領域知識的廣度與深度

針對應用系統及其下的資料庫歸檔，最主要的目的，就是為了提高系統的效能。主要應用系統的歸檔，其複雜度明顯較高。精誠資訊BCS事業部協理林孝祐指出，要對應用系統內的資料庫進行歸檔，必須先瞭解該系統的工作流程（workflow），再決定切分的方式，才不會發生歸檔完成後，資料讀取不到的情況。

至於哪些主要系統需要進行歸檔呢？在不同產業，需要進行歸檔的系統都不太一樣。一般來說，無分產業，企業最重要、工作最吃重，資料累積最快的系統，都是ERP，因此針對ERP的歸檔解決方案，也是最多的。

不過現階段在台灣，需要進行資料庫歸檔的企業，嚴格說來並不多。一方面是由於企業資料成長，還沒達到需要執行歸檔的門檻，另一方面，廠商的市場教育有限，許多企業對於歸檔的認知都還不太清楚。

此外，系統效能低落的問題，還可以透過硬體來改善。現在伺服器的處理效能越來越強大，在系統運作效率，因為快速成長的資料而下降時，許多企業都會優先考慮更新處理速度更快的伺服器主機、採購更大的資料庫，或者透過AP tuning、系統作業調校等方式來解決問題。

另一個讓企業對資料庫歸檔方案卻步的原因，在於資料庫歸檔的技術門檻較高，若協助導入的廠商，對該系統運作流程的知識掌握不足，歸檔就很有可能失敗，因此衡量起來，寧可先追加硬體，解決眼前的問題再說。林孝祐認為，改善硬體治標不治本，當公司業務量日趨繁重，線上系統的資料庫暴增到1個程度時，再怎麼調校硬體，將是徒勞無功。

因市場有限，企業規模普遍不大，因此現階段台灣大多數企業，都沒有對應用程式進行歸檔的急迫需求，但若是產業裡面居領導地位的企業，不妨開始思考要如何對陳年營運資料進行管裡的問題。

前進國際績效管理服務部解決方案事業處經理劉本淦指出，針對應用程式的歸檔，應該是越早進行越好，如果等到系統效能低落時，才去思考要如何切分資料庫，或如何劃分系統流程，所耗費的導入時間與顧問諮詢費用，都會大幅度成長。

檔案歸檔主要目的為方便資料查詢　先確立資料命名政策將事半功倍

現階段最常被歸檔的非結構式資料，就是電子郵件。這是由於現在，企業與客戶進行業務往來時，大量使用電子郵件，有必要建立1套易於查詢的管理機制，作為業務流程的完整記錄；此外，如Part 1所述，多項國際法規，對於企業電子郵件的保存，有較清楚的規定，這些都讓電子郵件的歸檔，更受到重視。

針對電子郵件的歸檔，提供解決方案的，多數是過去專門從事郵件管理的廠商（如：網擎資訊、中華數位科技），這些廠商挾其對電子郵件結構的瞭解，搭配硬體廠商的設備，推出整套的郵件歸檔解決方案，試圖吸引客戶的採用。

儘管許多企業導入郵件歸檔，都是為了因應各種法規，但網擎資訊行銷企畫張世鋒認為，企業歸檔的原則不需要完全按照法令規範來制訂，這是因為資料可能應用在各種用途上，包括：提供內部稽核使用，或用來提升顧客滿意度，甚至是未來公司進行知識管理的重要資源，因此企業應該結合IT部門、使用者部門的討論，共同制訂出公司郵件歸檔（或非結構資料歸檔）的大原則，再共同落實。

也有廠商針對一般檔案的歸檔，推出相關解決方案，如：EMC的Documentum Archiving Service，就提供以事件為主軸的歸檔方式。EMC資深產品行銷總監李百飛指出，舉凡企業會議、專案中所累積的文件、檔案、語音記錄、即時通訊記錄，都可透過該項服務，進行內容管理。當日後有必要調閱、稽核時，將節省相當的時間。

還有1種檔案歸檔，主要目的在於將歸檔後的資料，作更有價值的應用。例如：醫療影像、氣象圖片、衛星探勘記錄等，這些檔案所佔的空間很大，又常常需要被存取，廠商因此將描述這些圖片、檔案的元資料（Metadata），直接放入磁碟陣列中，方便資料的查詢，與後續空間的擴充，如：EMC的Centerra、Sun的ST 5800，及HDS的內容歸檔平台（Hitachi Content Archive Platform；HCAP），都是提供這類解決方案的產品。

非結構式資料的歸檔，與企業主要系統的運作流程無直接相關，只針對檔案本身，進行管理，因此專案進行起來，相對來說較為簡單，企業要注意的是，為每一筆資料，制訂好命名原則，然後確實按照此原則來進行儲存、備份、歸檔，這樣在日後應用搜尋引擎進行查詢時，就能事半功倍了。