法務單位不是救火員　而是防範未然的營養師 京元電子企劃處法務知管部經理﹧吳文姬

誰說法務人員各個都難以親近？誰說企業員工不能以輕鬆又淺顯易懂的方式吸收法務知識？京元電子(KYEC)法務知管部，不但針對各部門員工可能遭遇到的法律問題，開設京元魔法學院(法律常識講座)、推出京元法律電子報，並提供法律諮詢服務外，更為了降低京元電子的營運風險，而規劃智慧財產管理機制與成立創意騎士團(成員來自各部門)，而這一切，都是法務知管部為了保護京元電子，以及提升員工對法務知識的掌握度而做的努力，成效亦相當卓越。

在此，我想先釐清觀念，就是企業內部的法務人員要做哪些事？該如何與外部的法律事務所區隔？若企業內部的法務人員只要處理法務訴訟等工作，為何不直接委託專業的法律事務所？而外部的法律事務所，真能依照公司的營運模式，以及各單位的作業流程，提供最適的法務建議嗎？講到這邊，我想大家已經很清楚，企業內部法務人員的工作，不在「被動解決法律訴訟問題」，而是「主動規劃法務保護機制」，打個比方，企業內部的法務人員比較像協助人們將身體顧好的營養師，而非身體出毛病才給予協助的醫生。

這就是我的工作範疇，除了合約管理、事件管理及專案處理等常態性的法律事務外，同時也含括智權管理、知識管理、舉辦法律常識講座、提供法律諮詢服務，以及京元法律電子報等比較軟性的管理活動。

不同於外部的律師事務所，企業法務人員的核心工作並非為企業一項項解決法務問題，而是必須以較宏觀的角度，規劃1套能降低經營風險、提升智財權實力的法務管理機制。

不過，究竟該怎麼做呢？建議企業可從營造輕鬆活潑的法務諮詢環境，以及訂定符合各部門同仁工作所需的法務規範2個面向著手，其後再循序導入有助推動上述工作的系統工具。

降低內耗的不二法則－塑造輕鬆活潑的法務諮詢環境

一般來說，法務人員總給人「過於嚴肅」的感覺，不過，在京元電子可不是這麼一回事，法務知管部的每位同仁，除了熱心提供各項法律諮詢服務外，還積極透過舉辦各種常態性講座，深化各部門員工對法律知識的瞭解度，平常也會提供刊載重要法務資訊的雙週刊電子報。此外，為了吸引各部門員工的注意力，我們除了想一些夠吸引人的口號外，也會與行銷部同仁一起製作美麗的文宣品，讓員工願意花時間瞭解法務知管部推出的出版刊物。

我始終認為，只規劃與法務相關的管理規約，並導入可加速法務作業的系統工具是不夠的，如果不能讓每位員工打從心底瞭解並重視法律，那麼，再完善的規劃都是枉然。

為了塑造出可以讓員工輕鬆瞭解並運用法律知識的資訊工作環境，我們的作法是「溝通」，必須把每位員工都當成客戶，逐一瞭解其需求，然後設法讓他們在輕鬆自在的環境下，瞭解所需的法律知識。

以我們在2007年導入台灣智慧財產管理(Taiwan Intellectual Property Management System；TIPS)為例，當時為了提升京元電子內部員工樂於創新發明的風氣、促成智慧資產的交流，以及落實京元知識創新計劃，除了將原本分散在各單位的智慧財產相關規範加以串連整合，讓員工依照一致的規範執行與智財？法務相關的業務工作，亦委由資訊部同仁，協助部署能讓員工在平日作業流程中，即可直接累積與分析再利用創新？知識文件與智慧財產文件的系統平台。

組織、流程、系統工具　三者缺一不可

其實，不只部署TIPS時需要系統工具，任何1項法務作業，都需要系統工具予以支援，差別僅在於何時用、以及選用哪種系統工具。

不過，這並不代表有了系統就能一切搞定，因為，最重要的還是要塑造出每位員工都把法務知識當成執行各項業務之基礎的氣氛。舉例來說，如果我們可以塑造出1個環境，讓生產線的同仁明瞭，某些製程屬公司的營業機密，若不慎洩漏，可能會讓個人與公司遭致嚴重損失時，就能大幅降低營業機密外洩的狀況。

要塑造出上述的工作環境，必須同時從組織、流程與系統等3方面著手。以我們打造智慧財產管理機制為例：

1、在組織方面

京元電子成立之初，並未規劃專責單位處理法務及智慧財產權相關事務，直到2003年，才成立法務室，由我們負責規劃法務與智慧財產制度。隨著公司規模日漸擴大，對於法務與智財等事務也愈來愈重視，因此，我們的單位層級也從原先的法務室，慢慢擴展成法務課、法務部，由我們負責與外部的法律？專利事務所溝通，以及與其他部門主管協調溝通出最適的法務與智財管理機制。

舉例來說，當我們決定導入TIPS時，除了透過跨部門的協商討論外，最高主管也很支持我們這麼做，高階主管們為了形塑出同仁樂於提出各項創新意見的工作環境，還撥款籌辦創意大賽，激發同仁們提出各種創意提案。

2、在流程方面

就像我一開始提到的，我們法務部的工作是「防範未然」，而非「事後補救」，避免京元電子陷入法務糾紛的最好方式，就是讓每位同仁都擁有足夠的智財知識，同時公司也具備完善的智財管理機制，而這也是我一進公司就開始著手規劃智財管理機制，例如於2004及2006年，分別參考智慧財產管理體制(Intellectual Property Right Management System；IPRMS)及TIPS，建構符合京元電子營運目標，並具備PDCA管理循環模式的智慧財產管理機制。

當然，光規範管理機制還不夠，因此，我們還會透過舉辦一系列的法律講座與智慧財產教育訓練課程，逐步強化每1位員工對智慧財產的認識與重視。

3、在系統方面

從我剛剛的解說不難理解，京元電子為了形塑出重視智慧財產的工作環境，規範了很多管理機制，也舉辦了很多活動，在這樣的狀況下，為了更有效率的管理與智慧財產相關的事務，例如創意提案申請與智財資料累積，及以e化系統加強智慧財產的宣導廣度，遂委託資訊部同仁，將知識管理系統、智財提案申請系統與智財管理系統整合在一起，讓京元電子能以更有效率及效能的方式，管控智慧財產的取得、維護、保護、運用與技術流通。(蔡宜秀採訪整理)

吳文姬　
‧現任：京元電子企劃處法務知管部經理
‧員工人數：4,400人？2007年總營收：新台幣13,580,696,000元
‧經歷：中山醫學大學院長室法務組長、精英電腦總經理室法務專員、唯特科技行政法務副理
‧學歷：澳洲雪梨科技大學EMBA、東海大學法律學士