描繪系統藍圖、選擇最適導入方式、了解導入問題點 3管齊下　用IT吹奏出HR美妙樂章

前言：在了解HR管理方法論後，就可以開始進行e化作業。首先描繪HR系統的完整架構，接下來則比較自行開發、套裝軟體及ERP模組等3種選擇，看看哪1個才是最佳解決方案，最後是分析企業在導入HR系統時，容易面臨哪些問題。

對企業來說，在設計人資制度時，不論採用的是人力資源管理（Human Resource Management；HRM）或人力資源發展（Human Resource Development；HRD）等哪一種理論，所需要的資訊系統架構其實大同小異，只不過HRD以員工發展為主，因此，系統會特別強調績效管理、異動或升遷及教育訓練的功能。

從KM到網站　一層層架構出企業HR系統藍圖

104資訊科技公司人資系統部助理協理林俊宏表示，1個完整的HR系統架構應該涵蓋3個層面，第1層是知識管理（KM）與電子表單（Workflow），第2層為HRM與HRD系統，最後才整合企業入口網站（Enterprise Information Portal；EIP）。

※第1層：KM＋Workflow

首先就第1層來看，Workflow主要基於辦公室自動化、無紙化環境的構想，透過系統落實人力資源制度。

例如安泰人壽的績效管理制度，分成期初規劃、期中檢討與期末評估等3個階段，在人工作業時代，即便主管與員工忽略期中的檢討工作，只進行期初或期末作業，HR也不容易察覺，但在引進含有Workflow引擎的績效管理系統後，就能強制要求使用者必需按照期初、期中與期末的程序，才能進行下1步作業，沒有逃避不做的空間。

至於KM所提供的服務則包括文件管理、知識庫、討論區等，叡揚資訊企業電子化服務事業處副總經理吳震明認為，KM最大好處在於幫助基層主管學習管理技巧。

多數台灣企業會依據工作表現優劣或年資長短，來決定員工是否可以晉升主管職，但是，這些績效好或年資長的員工，在升任至主管的過程中，並沒有受過與「管理人才」相關的訓練，容易面臨不知該如何扮演好管理者角色的困擾。

舉例來說，當帶領到1個容易遲到早退、卻業績好的部屬時，該如何改善他的出勤習慣？此時，KM就成為１個很好工具， HR人員可以在知識庫內提供一些案例或文章，或是製作與人力資源相關的標準作業程序（例如：資遣問題員工的流程），讓經理人可以透過KM強化管理部屬的能力。

※第2層：HRM＋HRD

接著來看第2層的HRM與HRD系統，HRM主要功能分成招募、人事、薪資、出勤與保險，HRD則是訓練發展、數位學習（e-Learning）平台與績效考核管理。

吳震明分別從選、用、育、留的人力資源4大構面，來說明人資系統應該提供的功能：

選：組織結構規劃、招募任用、人才庫管理（員工基本資料）及人力規畫（結構或數量）
用：異動管理（輪調/轉職）、升遷管理、績效考核、出缺勤管理
育：訓練發展圖/計畫、職能管理分析、個人發展計畫、績效考評結果應用
留：薪資、獎金、保險、福利、員工自助服務

中央大學人資管理研究所教授鄭晉昌進一步指出，HRM聚焦在人員管理面，適合勞動產業，以台灣社會為例，早期以製造、生產為主，而工廠通常都有輪班制度，所以特別重視差勤管理功能，避免引發薪資爭議。

但如今台灣已不具備勞動成本低廉的優勢，製造工廠漸漸被服務業所取代，因此重視員工專業養成的方法，也就開始強調員工發展面的HRD，當企業人力資源作業從HRM走向HRD時，必需加強在「用」與「育」層面的系統功能。

最常見的做法是將績效考評結果與教育訓練互相整合，針對員工表現較弱的部份來開設學習課程；或針對員工個人，提供職涯發展規畫服務，協助其邁向心中所設定的目標職務；再不然就是根據企業未來發展策略，從員工資料庫內挑選適合人才進行培育，以滿足下1個階段的人才需求。

舉例來說，企業未來1年內，有赴大陸發展的計畫，可以先設定委派員工所必需具備的職能（如：樂於接受挑戰、能獨立工作等等），再從資料庫裡選擇符合條件的員工加以培訓，另外，像近來常聽到的接班人規劃，也是相同意思。

※第3層：整合內部入口網站

最後則是整合內部入口網站。雖然，人力資源系統的主要使用者為HR部門，但可別忘了HR作業其實與員工習習相關。

因此，系統必需開放部分資訊，讓員工可以透過內部入口網站來進行自助服務，例如：查詢績效分數、年假天數、員工福利等資訊，或是申請休假、報名參加內訓課程等等作業，1方面員工不必經由HR部門，就能取得與自身相關的資訊，增加對HR人員的服務滿意度，另1方面也改善HR作業效率。

此外，林俊宏認為企業也可以運用經理人桌面工具，亦即設計小圖示用以代表一些資訊連結，並置放在電腦桌面上，方便高階主管檢視人力資源指標，例如：離職率、課程出席率、課程滿意度等等。

自行開發、套裝軟體與ERP大車拚　哪1個才是最佳解決方案？

當企業準備導入HR系統時，通常會有3種選擇：自行開發、購買套裝軟體或採用ERP系統所內建的HR模組，究竟哪個比較好？致鼎人資管顧公司副總經理陳致瑋認為，最符合成本效益的方法就是購買套裝軟體。

※自行開發時間長　不符合成本效益原則

首先，就自行開發來看，許多企業主其實並不重視HR部門，導致e化順序總是落後於財務或業務部門，再加上資訊人力有限，MIS對HR領域的專業知識不一定足夠，若自行開發HR系統，很容易面臨開發時間長、且不符合使用者需求的困擾。

此外，還有資訊安全層面的考量，林俊宏表示，之前曾有某家公司的離職員工入侵HR系統，取得薪資資料後，透過E-mail發送給所有員工，導致該公司有好長1段時間，都處於士氣低落的狀態。

畢竟HR系統內存放的是員工個人資料，如果交由MIS來開發，就多1分資料外洩的風險，不論對公司或員工本身，都是1種傷害，太睿資訊總經理蕭國珍指出，有些企業甚至將HR與其他資訊系統區隔，在獨立1台主機上運作，限制只有人事部門員工才有接觸權限，資訊部門只要負責採購硬體就好。

※ERP內的HR模組　功能太過陽春

至於ERP系統內的HR模組，雖然可以加快系統整合的過程，但因為功能太過陽春，企業往往需要經過許多客製化設計，才能滿足使用需求。

ERP系統剛興起時，以解決財務、生產或業務問題為主，至於HR模組，則以薪資計算、保險等功能為主，當企業規模大、人力結構複雜時，很難符合選、用、育、留等作業的要求，以台灣ERP廠商來看，最知名的業者莫過於鼎新電腦，但其HR模組的系統架構卻仍舊不完整，無法1次滿足所有人事作業的需求。

至於SAP或Oracle等歐美ERP廠商，雖然功能較為多元豐富，卻有在地化問題，因其產品行銷遍及全球，並不是單單針對台灣市場來設計，在退休金提撥、勞健保、出缺勤、加班等制度上，不一定符合政府規定，企業必需投注更多時間與成本進行客製，才能上線使用。

更何況歐美與台灣的企業規模差異甚大，1家員工數在500人左右的企業，在歐美被列為中小企業，但在台灣卻屬於中大型企業，換句話說，台灣許多企業的員工人數遠少於歐美，HR作業也沒有如此複雜，若堅持使用歐美軟體，不正像是「小腳穿大鞋」般，既不實用又浪費錢。

總體來說，企業在導入HR系統時，最方便與普遍的做法就是購買套裝軟體，包括財務狀況、與外部系統整合程度、顧問能力、專案管理能力、系統功能、導入經驗等等，都可以做為評估標準，陳致瑋則建議企業，選擇系統欄位與內部表單最相近的解決方案，才是最適合的做法。

了解導入HR系統常見問題　降低失敗機率

決定好要採用哪1個解決方案後，還必需注意下列2個系統導入時的常見問題。

※第1：系統客製化 or 重整人事制度？

前幾年，中國信託銀行因為導入PeopleSoft軟體而重整HR制度，包含績效考核與薪資結構等2個層面。

首先，在績效考核上，由傳統主管（上）評估部屬（下）的方式，轉變成360度評估，也就是主管對部屬、同事對同事進行評估；另外，在薪資結構上，則擴大支援浮動薪資（如：低底薪高獎金）的計算。

這個案例清楚點出企業在人力資源e化作業上，最常面臨的問題就是系統與制度不符合。

舉例來說，某乙公司原本是以人格特質（例如：向心力、忠誠度等）來評估員工績效，至於評估尺度可能用等級（極佳、普通或不佳）或分數（1~10分）來表示，假設系統是以目標管理加上行為考核的方式來評估績效，那麼，某乙公司究竟要配合制度進行系統客製化？還是要調整制度以符合系統架構？

這個問題其實沒有標準答案，端視系統背後所遵循的制度是否具有前瞻性，林俊宏認為，經由系統導入過程讓HR制度變得更完善，才是人力資源作業e化的最大效益。

※第2、HR系統產業差異性

雖然，各行各業、各個組織皆有人力資源作業，但在某種程度上，HR系統還是存在著產業差異性。

鄭晉昌指出，某些採行責任制的公司，不要求員工打卡上下班，因此，系統有沒有提供差勤管理功能，並不重要，但是對勞動產業來說，卻恰好相反，必需根據上班時數來給薪，系統的差勤管理功能就非常重要，而且還要具備很大的彈性，才能適用各個公司不同規定。

蕭國珍以某家大型賣場為例，其員工型態分為正職、計時工讀生與臨時人員，加上分支據點又多，總計全台灣共有5,000名員工、200多組班別，例如：正常別、假日班、2小時班等等，系統如果彈性不夠、架構不清楚的話，就無法掌握真正的出缺勤狀況，影響後續薪資計算作業。

所以，有些企業會將HR系統與門禁管理系統整合，目的就是要做好出缺勤控管。另外，資通電腦副總經理李安國提醒在大陸設廠的企業，因為當地的土地與勞動成本低廉，導致工廠不僅面積大且員工數又多，再加上1天輪3班、門禁卡要感應6次，如此複雜的出勤狀況，如果沒有透過系統來管控，很容易發生人為舞弊狀況。

HR系統的產業差異性，主要展現在差勤管理與薪資計算等2項作業上，製造業或零售通路業的班別制度複雜，所以要特別重視差勤管理功能，至於金融服務業，則是因為商品種類多，每1種商品都有不同的獎金分紅比例，必需強化系統的績效獎金計算功能。企業在評估HR系統廠商時，可以先觀察其客戶屬性為哪一類型的產業，再來決定是否要採用。