建構知識管理中心　打造知識共享平台

前言：
每1位知識工作者都有其存在價值，因為每個人的知識、經驗和想出的策略都是獨一無二的，如果企業能透過系統工具，挖掘員工的知識與經驗，進而加以數位化儲存，對於企業的永續經營，絕對是有幫助的。有學者提出，要讓知識管理有價值，應導入知識管理系統，不過，導入之後員工是否願意使用，顯然是更重要的問題。

本文：
影響企業員工使用知識管理系統(Knowledge Management System；KMS)的動機與態度的主要原因，除了組織規範外，還有系統的「適用性」與「易用性」。針對個部分，企業可根據需求及預算，以自行開發或委外的方式進行。
　　
KMS用在哪？怎麼用？

目前不少企業對於KMS「用在哪」、「怎麼用」還有很多疑慮，就應用層面來說，KMS可用於「行政作業的知識管理」，建置人事、採購、法務、SOP等行政知識文件庫，以及建立文件分類與關聯性，方便資料搜尋與延伸閱讀；用於「專案與研發資產知識管理」方面，則可整合企業內各專案、研發技術、專利文件及圖庫資料，建立快速連結，加速新產品開發與上市時程。

而在「外部競爭資訊與商情收集」方面，可透過設計，自動擷取競爭資訊、專利、新知等外部資訊，供內部分享與訂閱，同時整合入口網站，以降低員工到外部網站查找資料的時間；若將KMS用於「組織記憶管理」，則可詳實紀錄組織架構、教育訓練教材及業務執掌，讓職務調動無縫隙；至於在「作業流程資產管理」上，可藉此管理ISO作業流程，方便使用者參考依循、資料匯整、稽核軌跡與統計資料。

建構知識管理中心　注意3大重點

1個好的知識管理中心，取決於是否滿足企業實際需求，業者無論是自行開發、委外、購買套裝軟體或客製化軟體，都應注意資料管理、搜尋功能、協同平台等3大面向，依重要性建構符合企業需求的系統。

企業如欲自行開發，可利用既有的平台，如Microsoft Exchange Server、SharePoint Portal Server或IBM Lotus Notes、WebSphere Portal，建立資料分享平台與內部資料分享入口網站；若決定採購套裝軟體或客製化軟體，則應留意軟體服務供應商所擅長的領域，例如碩網資訊、意藍科技與叡揚資訊等業者的製造業客戶居多，相關經驗相對豐富，凌網科技則有不少公家機關客戶。其中，碩網的KMS強調自然語言檢索功能(文件上傳時，系統以自然語言技術為輔助，提供即時自動摘要、自動擷取關鍵字、分類等)、意藍強調流程與搜尋引擎功能、叡揚強調跨國協同平台的整合、凌網強調與異質平台的結合。

談及知識管理的效果，CPC顧問李俊賢表示：「做KM如做運動一般，今明天沒有差別，但是幾年下來就會有很大的差異！」KMS的導入工程並不難，卻可解決企業常面臨的麻煩，例如企業可利用KMS解決知識文件多屬性、難分類的問題，透過系統以虛擬連結方式，利用1對多的多重關聯，將檔案複製到所設定聯結的多個分類夾中；但在實際系統中，其實只存放1份實體檔案於文件樹中，除了簡化分類，也讓關聯性搜尋更便利。

透過權限控管，可設定使用者文件閱讀、編修、刪除等權限，進而從資源面了解，哪些文件被哪些人看過、改過、評論過及評分等級，從使用者面了解，哪些人貢獻、閱讀、評論、收藏了哪些文件，進而執行績效評估。

叡揚Vitals/KM　強調開放式Web彈性架構

叡揚Vitals/KM的設計宗旨為實踐Enterprise 2.0的S、L、A、T、E、S (Search、Links Authoring、Tags、Extensions、Signals；SLATES)。該系統支援「多維度虛擬分類」，運用多重關聯分類，透過文件1對多的連結，以解決分類與歸類問題；此外，透過標籤特性，可建立使用者與知識文件之間的「相關性」，以強化系統推薦相關文件、標籤、分類、搜尋排序，並主動推薦延伸知識，擴大知識範圍。

叡揚資訊產品經理盧輝宏表示：「Vitals/KM4.0透過Metadata減輕使用者上傳負擔，並提高知識文件的辨識度與搜尋精確度，讓知識物件分類更明確，並支援隨任意時間點的修改與擴充。此外，系統應用API Interface方便與其他系統平台，如Workflow、EIP、ERP、SSO……等介接與整合，透過N-Tier與Web-Based 平台架構，支援多國語言介面、多種主流資料庫管理軟體(Database Management System；DBMS)與瀏覽器。」

叡揚Vitals/KM提供N-Tiers系統環境架構，以Microsoft .Net Framework為平台，以元件基礎(Component Base)模式開發，在使用者介面層以Ajax撰寫，強調個人化與互動的應用。為滿足跨國企業全球運籌需求，該系統開發採用符合統一碼(Unicode)之規格，支援多國語言(繁體中文？簡體中文？英文？日文)，並支援主流資料庫管理系統，包括Oracle、Microsoft SQL、MySQL、PostgreSQL、DB Maker等，方便企業IT系統的規劃與整合。

意藍eKM4.5　強化流程引擎與搜尋引擎

意藍科技行銷部副總張建文表示：「藉由提供知識管理系統多年的經驗，我們了解使用者對於系統化簽呈與強效搜尋功能的需求，所以我們與華苓科技及龍捲風科技合作，藉其在自動流程與搜尋引擎的專業，於eKM4.5裡，加入了多角色循序會簽的流程關卡設計、自動摘要且分層控管的搜尋引擎功能，並以更人性化的介面，以及整合e-Learning連結等功能，為新版KMS加分。」

意藍在eKM4.5文件中心的審核裡內建流程引擎，循序簽核至特定層級(部門)，減少流程設定的複雜度，系統提供單關單人的串簽與單關多人的會簽，避免因組織異動而需調整流程，其串簽會簽皆可帶入角色，讓KM與文件生命週期(新增、改版、作廢文件流程)、文件安控(權限申請流程)、優質化知識(推薦典範文件、推薦重點FAQ、推薦專家流程)、系統管控(申請文件分類、申請討論版流程)等密切結合。

在搜尋引擎方面，則提供自動摘要與自動關鍵字，可針對上載文件內容，自動摘要並找出關鍵字，讓使用者透過索引卡中訂定的關鍵字進行分析，以知識地圖的方式，顯示系統內知識文件的相關度。

此外，該系統亦在文件中心提供簽出、簽入機制，防止2人以上同時改版，並提供安控模組層層管控，於第1層支援 Word、PowerPoint、Excel等Office檔案自動PDF轉檔，於第2層針對讀取、儲存、改版權限做管控，並於第3層支援個人帳號浮水印，以加強防護。

Lotus Notes　建立知識共享平台

知識管理的定義廣泛，企業不見得要購置市售套裝軟體來滿足需求，也可透過既有的系統來達到目的。舉例來說，若企業已有IBM Lotus Notes，導入ISO文管系統時，即可運用Notes的流程管理功能；推行專案時，則可利用Notes成立1個「專案社群」，並進行專案文件管理，並可將企劃、組織、績效評估……等不同類型的文件分類；此外，也可應用Notes建立「部門社群」等資源分享平台。