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從既有市場向外擴張 深耕顧客是文中資訊不二法門

  • 詹子嫻台北

前言:文中資訊看準中小企業IT人力有限、卻又不得不e化的需求,開發人力資源、稅務申報、進銷存管理、醫療掛號看診等商用軟體,數年來累積眾多客戶,包括桃園、新竹縣會計師公會、西北食品工業、9乘9文具專家、兄弟象等。為了抓住顧客的心,除培育人才提升研發品質外,並建置客服中心強化服務品質,提供客戶更快速的諮詢與委外維護服務。

成立逾23年的文中資訊,屬老字號的資服業者,業務範圍以會計稅務、經營管理、人力資源以及醫療看診軟體等4大項目為主。回憶創業動機,文中資訊總經理陳振芳表示,以往曾任職於大同、震旦等資訊公司,在工作的耳濡目染下,和觀察市場脈動,了解80年代後期將是個人電腦(PC)的時代,不失為自行創業的好時機,並且認為軟體業進入門檻較低,不需花太多成本採購設備,因此選擇從開發套裝軟體的角度切入。

e-Hrs線上人資系統架構圖

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文中資訊小檔案

文中資訊小檔案

文中資訊以中小企業為主要市場,不做政府標案。陳振芳指出,雖然金額不大,但風險相對小,打擊面廣、穩定深耕才是對的路。特別是在會計師事務所領域的表現相當不錯,獲得桃園、新竹縣會計師公會集體採購,市場佔有率達60%。

80年代台灣政府制定新制的加值型營業稅,若未依法執行、或申報錯誤罰責相當重,因此稅務代理人須借重e化完成繁雜的作業,文中資訊便投入相關軟體開發。加上電子化、無紙化概念漸為普及,台北市稅捐處提出媒體申報的新制度,稅務代理人只要拿著存有相關檔案的磁碟片即可申報,不須列印各項稅務明細表,並且配合錯誤率低於5%者不罰的獎勵,許多企業與會計事務所紛紛採用,之後一步步走向網路申報的時代。

這對文中資訊是1個相當好的時機點,在天時地利人和的配合下,文中資訊成功切入稅務軟體市場。並時常舉辦用戶聯誼會,邀請政府官員進行法令、訊息說明等講習說明,奠定了良好的顧客互動關係。

有了穩定的客戶群後,文中資訊也投入企業MIS系統開發。陳振芳認為,「每1家會計事務所擁有數十或上百家的企業客戶,而這些企業都是我們的潛在市場」。因此,文中資訊確定從既有客源向外推展的策略,開發一般企業需要的MIS軟體,並可與會計事務所的稅務申報軟體同步連動,企業人員、會計師無需重複輸入資料,加快作業流程,因此獲得不少企業採用。

創業挫折多 智財權風波後打穩地基

不過,在亮眼成績背後通常是倚靠努力和挫折支持而成的。「創業的挫折很多,多年前的智財權風波差點讓文中倒閉」陳振芳如是說。此事件為企業與受雇員工對智財權擁有的認定問題,由於某位離職員工盜賣文中資訊的軟體,因此員工曾參與研發,認定本身擁有智慧財產權,故搶先到法院提出控告。再加上,戶籍地並非公司登記地址,巧合下常未收到法院的傳票通知,不知該出庭,導致檢察官、法官對其印象不佳。

陳振芳認為,由於當時法界對軟體的著作權、智財權觀念不如現今,難以判定輸贏,所以屢勸雙方和解,最後便採和解方式解決問題,不過雙方訴訟長達19個月,難免影響員工心情,也阻礙公司的正常運作。

正所謂不經一事、不長一智,有了前次經歷,文中資訊除強化內控外,並成立責任中心,強調利潤分享員工。舉例而言,將結算後利潤的55%提撥為年終獎金,此外,平日業績突出,也會分發績效獎金。因為獎金多寡是由員工自己決定,可激發員工努力向業績挑戰的動力,相對比較容易留住人才。

提高軟體品質、深耕客戶 為現階段2大重心

為儲蓄1個20年前進的能量,現階段文中資訊將重心放在提高研發軟體品質,和降低營運成本等2面向。目前文中資訊約有90位研發人員,若想要開發好的軟體,人才保留和招募很重要,除上述的分享利潤外,在內部網站導入知識管理(Knowledge Management;KM)系統,也定期舉辦教育訓練課程,像是每月第1個星期六的「學習日」,全體員工參加,完全不做業務,有電話打來公司也不接,純粹由外部講師、優秀員工為同仁上課,強化專業知識,或討論新產品開發。還有半年1次的「學習營」,花上3天2夜的時間到外部訓練中心學習、討論等,不僅在智識上有所成長,也有助於活絡同仁們間感情。

軟體品質佳,在經過既有客戶口耳相傳的牽引下,擴展業務自然容易也快得多,有了這層體悟後,陳振芳了解到舊有客戶的重要性,唯有提供顧客更良好的服務,才能永續經營。由於文中資訊提供客戶維護合約,而這些企業每年支付的委外費用約新台幣1億元,佔文中收入相當穩定的一環,因此更須要好好耕耘,方能抓住客戶容易變動的心,例如主動提供最新法律條文訊息、政府公告,或配合事務所忙季,提供平日夜間及假日值班服務。

另外,有鑒於大陸企業成長,e化需求龐大,文中資訊在大陸市場發展近3年,在廈門、東莞及上海等地設有據點,為了服務更多客戶、降低營運成本,將原有分散於台灣各分點的電話客服人員集中,2004年自行開發客戶關係管理(Customer Relationship Management;CRM)系統,在廈門設立統一的客服中心(Call Center),將網路、電話、到府服務整合,更重要是將服務流程標準化,只要客戶撥打電話進來,所有問題、維修進度皆會完整記錄,快速為客戶解決,如此不僅提高客戶滿意度,還可避免浪費資源,且廈門人力成本較低,可減少人事費用。