以SWOT理論分析IT專案　探討系統建置可行性並提高導入成功率

前言：1套系統導入動輒新台幣百萬乃至上千萬元，且可能花錢建置又不見得成功，但不導入又怕企業失去競爭力……。究竟，要不要導入新IT系統？下定決心建置之後是不是會失敗？這些經常困擾CIO與資訊部門的頭痛問題，其實，透過SWOT深入分析，不失為1種辦法。

在資訊科技進步的今天，透過e化系統提高企業競爭力已是必然的事情，然而，儘管導入e化應用系統在技術上已經不是問題，但是，如何順利導入，讓使用者願意採用，卻是許多企業在導入過程中，所面臨到的困難。

其實，如果企業可以依照優勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機會（Opportunities）、威脅（Threats）的SWOT理論，作為導入前、中、後的程序評估，或許可以提高專案成功率。

了解企業內部優勢與外部威脅　探討專案導入可行性

在SWOT理論中，優勢與劣勢主要用來評估企業內部環境，機會與威脅則用來評估外在環境。當資訊部門在執行IT專案時，可以企業內部優勢與外部威脅，來分析導入該專案的可行性。包括企業內部既有系統、外在的趨勢發展以及競爭對手走向，都是IT部門應該深入了解的環節。

在導入新的IT專案時，對於既有系統分析相當重要，以研揚科技正在積極建置的品牌運籌總部系統為例，該公司在進行這項專案前，必須先了解內部是否已經完成建置企業資源規劃（Enterprise Resource Planning；ERP）及供應鏈管理系統（Supply Chain Management；SCM），在基礎系統架構允許之下，專案才可以執行。

當然，1個IT專案是否應該被執行，還必須考量企業外部因素，通常，外部經營威脅會是企業亟需導入IT系統的重要因素，以研揚科技打算在B2B電子商務以及網路下單組配系統為例，就是考量到工業電腦訂單趨向少量多樣化，在IT上也必須跟進。

又或者，台灣人壽花費大量人力建置「網際網路全民保單健檢系統」、「台灣人壽網」、「台灣人壽行動辦動室」，其中，「網際網路全民保單健檢系統」主要就是考量到用戶對於保單分析的需求；而「台灣人壽行動辦動室」則是因為競爭對手已紛紛導入類似應用。

澳門電信資訊科技部副總裁司徒鵬偉指出，因3G服務帶來的龐大數據量，讓澳門電信必須思考是否要增加資料倉儲系統；此外，行動、固網匯流趨勢，也使得澳門電信必須整合原本行動、固網分離的帳務系統，這些，都是來自於外在威脅，而導致IT需要進行策略性改變的例子。威脅分析部分，還包括評估究竟有多少競爭對少已經導入類似專案，企業為了避免落於人後，必須趕緊跟上。

分析企業內部劣勢與外部機會　確保IT專案建置、推廣成功率

當1個專案通過可行性分析之後，進入導入階段，企業還可以透過內部劣勢與外部機會分析，讓IT專案順利推動並且提高導入成功率。「要執行1個新的專案，必須對公司內部環境有深入的了解」廖德璋說，以研揚導入業務績效查詢系統為例，導入前資訊部門必須了解研揚的業務部門共分成3條產品線，每個產品線有負責的業務部門以及產品經理，及業務人員與產品經理的績效分析方式。

由於專案導入過程中，最常面對的問題就是遭遇使用者排斥，因此，如何從策略面著手，讓使用者接受，是非常重要的部份，所以，必須從分析內部環境時，找出正確的策略規劃。例如，研揚在為業務部門導入顧客關係管理（Customer Relationship Management；CRM）時，就使用了許多推廣應用的策略規劃。

廖德璋指出，一開始導入CRM時，每1個業務人員的反彈都很大，因為業務人員覺得自己的所作所為將因為系統的存在而無所遁形，所以出現激烈的反彈。要解決這個問題，除了獲得高階主管的支持，接下來就是進一步說服業務主管，讓業務主管了解，透過CRM系統，他們將可以清楚明瞭旗下業務人員與客戶之間的互動狀況，對其有很大幫助。一旦業務主管認同，要業務人員使用就不會是問題，由於研揚的業務主管會在每週一進行定期行程檢閱，業務員如果沒有更新內容，很難向上交代，系統當然會逐漸被使用。

除了硬性規定，軟性的獎勵也不可少，而且獎勵不只給予業務部門，研揚科技資訊室協理廖德璋表示，後勤部門的獎勵也不可少，由於業務部門如果有達成績效，包括MIS在內的後勤單位都可以領到獎金，那麼，MIS在建置與推動系統過程中，當然也會相對更為積極。

而外部機會則包括新的科技技術、供應商以及客戶需求。IT部門必須對新技術與IT供應商有深入了解，才能夠找到最佳的解決方案，至於了解客戶需求則是導入正確資訊系統的不二法則。

1個資訊系統要成功，除了透過SWOT進行深入分析之外，1個系統要成功上線並被廣泛使用，基本條件式系統要夠好用；廖德璋舉例說，該公司在導入業績查詢系統時，使用者經常反應覺得，「原本使用excel就很方便，為什麼一定要用新的系統，」而且excel還有複製、拖拉這些功能，不用慢慢鍵入資料，但是，公司的新系統卻要求一筆一筆資料慢慢打。遇到這類反用，資訊部門當然要及時改進，否則前面再多、再仔細的外部與內部環境分析，也難以讓系統順利推廣。