BYOD帶動工作型態新革命
- DIGITIMES企劃
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過去的企業多半都是為員工準備各種工作所需要的OA設備，如今不但允許員工可以用自行準備的私人裝置(如智慧型手機或平板電腦)來工作外，還可以用來存取企業資源，如E-mail或資料庫等。NTT Communications Corporation BYOD專案副總三隅浩之(Hiroyuki Misumi)指出，BYOD(Bring Your Own Device)在日本已經蔚為風潮，但資訊安全也面臨相當緊急的問題，企業唯有積極管理BYOD，設法取得競爭優勢，才能提升企業競爭力，帶來更多的商機。
三隅浩之指出，日本的智慧型手機出貨量已經超越功能式手機(Feature Phone)。根據Yano Research在2013年2月的調查報告，日本手機市場在2010年時，功能式手機仍以2,815.5萬支，遙遙領先智慧型手機的850.8萬支，但在2011年急轉直下，智慧型手機以2,377萬支超越功能式手機的1,497萬支，Yano Research預估2013年結束時，日本智慧型手機市場出貨量將高達3,637萬支，功能式手機則是萎縮至485萬支。
智慧型手機在日本的熱銷，已經明顯改變日本人的工作習慣。三隅浩之引述MCPC & Impress R&D的報告，指出在日本工作場所使用的手機中，智慧型手機在2012年的佔比已經高達42%，而平板電腦也已有32%。
三隅浩之表示，日本使用智慧型手機的人數預計將達5,000萬人，未來三年內可望成長至8,000萬人以上。由於智慧型手機及平板電腦的規格及效能，已經接近個人電腦，攜帶又更為方便，尤其在行進間、零碎的等待時間或是小型會議或辦公室的使用，智慧手持裝置顯然更能實現隨時隨地工作的目標，也讓BYOD蔚為風尚。
但在BYOD大行其道之際，「Shadow IT」的問題也開始延燒，因為許多自行攜帶智慧手持裝置的員工，其實並沒有得到公司的認可。NTT發現，超過50%以上的員工會自行攜帶智慧型手機上班，但只有20%左右是真正得到企業正式同意，在企業默許狀態下使用的比例則為12%。值得注意的是，20%的使用者表示，所屬企業根本沒有任何的管制措施。
這些「Shadow IT」其實很可能為公司的IT管理帶來許多的風險。由於智慧手持裝置的規格接近PC，包括大容量的儲存能力、各式各樣的應用軟體等，許多PC可能會遭受的攻擊，包括詐騙網站、惡意軟體，一樣可能透過這些智慧手持裝置，入侵企業內部。此外，由於智慧手持裝置體積小，又容易攜帶，遺失或失竊的風險大增，存放其中的客戶資料、公司機密資訊或財務資訊，可能就會因此外流。
但另一方面，智慧手持裝置確實也可能為企業帶來競爭力。企業只需要建立一套安全且可靠的管理機制，就可以將BYOD與企業自行採購的IT設備一併加以管理，而且還可降低企業IT採購成本。NTT估計，企業配發IT設備成本將會是實施BYOD的四倍。
此外，企業如果不讓員工BYOD，勢必只有中高階主管能夠持有公司配發的智慧型手機，就難以發揮智慧行動裝置可以隨時隨地進行溝通及協同合作的價值，唯有讓員工能夠隨時隨地能與企業保持聯繫進行工作，在這個分秒必爭的世界中，才能為企業帶來競爭力。
值得注意的是，BYOD也可以解決日本諸多結構性的問題。如需要照顧老人或小孩的上班族，不需要進辦公室，也能兼顧工作；即使碰到天然災害，也能在遠端工作；需要創意的工作，如工程師、研發人員或設計師，因為可以使用自己習慣或喜愛的工具，工作會更加順利；全球化時代的來臨，也改變了上班時段的意義，透過BYOD，員工即使在家，再晚都能夠隨時跨越時區限制與國外上線開會或工作。
但企業在導入BYOD時，仍可能會遭遇不少障礙。例如企業要如何分擔員工使用手機的通訊成本？員工的個人隱私要如何處理？安全及管理的問題，更是企業導入BYOD最大的挑戰。
三隅浩之表示，其實電信業者已經針對前述問題，提供許多解決方案。如NTT的「050 plus」網路電話服務，可以將使用者的私人電話和公務電話分開計費請款，還可因為網路電話的低費率，節省公司長途電話的通訊成本。
而在安全解決方案方面，可以透過雲端服務、加密通信網路及多重身分驗證等機制，讓員工即使使用自己的私人設備，也不會讓企業重要資訊留存在裝置上，即使裝置遺失或失竊，也不會造成企業暨客戶資料外流，維護企業以及客戶安全。
但三隅浩之強調，企業如果要導入BYOD，最重要的就是要訂出一套適當的管理規則。如NTT就規定員工一旦有需要在晚上或假日工作時，必須先告知主管得到口頭同意許可之後始可實施加班並在隔日補上公司加班申報批准程序。
三隅浩之認為，BYOD導入成功的關鍵，必須是以目標為導向，企業必須清楚導入的動機及目的為何，並根據目標訂定工作形式，建立基礎架構，才能讓BYOD的效果，成功地呈現在企業競爭力上。
