作業流程e化成功三大關鍵

ERP系統是許多製造業用來實現生產管理的通用IT管理工具。但ERP在企業的應用中也存在很多問題，造成很多企業在導入ERP時，未能達到預期的效果。ERP導入無法克盡其功的原因很多，但其中最主要的因素之一，就是ERP在形成和發展過程中的規模越來越龐大，系統結構及管理流程越來越複雜，實施的步驟和方法越來越繁瑣，進而造成員工的反彈。

為了解決前述問題，業界專家建議，導入ERP時，應該先檢討生產流程，是否符合USA原則－理解、簡化、自動化(Understand, simplify, Automate)，從企業的實際需求出發，再參考ERP流程模板，對生產流程進行進一步的簡化，才能變成更簡潔、更實用的作業流程，並根據簡化的流程去修改ERP軟體，再於企業中應用。

理解企業所需 才能簡化流程

許多企業在實施ERP系統時，其實並沒有真正理解ERP的原理、流程和實施方法，甚至用ERP提供的標準管理流程，去代替企業原有的作業流程，但所謂的「標準」，不見得是企業的「需要」，因此企業在導入前，必須理解什麼是企業真正需要的作業流程，這些作業流程還能不能進行簡化和優化，與ERP系統提供的標準作業流程對比有什麼差距，以做為設計或修改作業流程的基礎。

因此，USA原則其實是要建立在企業中已經運行的流程基礎上，只有在員工理解流程的前提下，才能進一步要求簡化及自動化。因此，USA原則主張企業員工必須最大程度地參加ERP實施工作，提高員工對ERP的積極性，才能減少員工的抵牴觸情緒。

USA原則的「理解」，至少要包含三個方向：所有員工對作業流程的每一步驟，有一致性的理解；能夠清楚地描述現行作業流程；能與ERP標準流程進行對比分析。圖表則是理解和描述作業流程的最好工具。

因此，企業應該要選擇一套簡單且易於理解的符號和描述規則，然後將所有參與流程的員工組織起來，描述他們所負責的流程，畫出流程圖後，再將現行流程與ERP標準流程進行對比分析，並在小組中取得一致認識，再上報決策部門，作為進一步簡化及自動化的基礎。

簡化作業流程 加強整合資訊

簡化堪稱是USA原則中的關鍵要素，透過簡化可以使企業的作業流程變得更加清晰、簡單、實用，對提高企業管理水準和實施ERP的成功率，都會有相當積極的明顯效果。

由於企業管理作業流程與生產製造過程密切相關，因此簡化還改造製造環境，將會引起管理作業流程的極大變化。如在產品設計方面，儘量簡化產品結構，在產品設計中採用標準化、模組化原則；採用先進加工技術和模具，簡化和改造製造工藝流程，設計合理的物流系統；在保證核心競爭力的基礎上，儘量透過外包或協同作業，減少沒有效益的製造活動，改進作業流程，並減少企業管理的工作量。

但流程簡化並不代表資訊簡化，事實上，企業應該要利用ERP緊密地將經營計畫、銷售與運營計畫、主生產計畫、物料需求計畫、能力需求計畫、車間生產作業計畫、採購計畫等資訊整合起來，進一步考慮自動化傳遞及共享資訊，才能真正發揮簡化繁雜流程的價值。

自動化整合數據 跨部門共享資訊

在傳統的管理模式中，由於資訊的蒐集、傳遞、處理和使用，多半分散在各部門，在以職能分工為主的管理機制下，各部門多半都會維護自己所擁有的訊息，不見得樂於分享相關資訊，同樣的單據往往要一式幾份，由多個部門的管理人員多次重複登錄和維護，不但可能造成大量冗餘數據和人力上的浪費，柴可能因為登錄和維護的時間有差別，導致同一個數據產生不同的結果，為企業管理帶來極大混亂。

但如果能讓員工理解並簡化流程，就可透過ERP將作業流程所產生的資訊，加以整合並自動分享給相關人員，改變數據和資訊管理各自為政的狀況。在這種情況下，作業流程過程所產生的任何一種原始單據，如入庫單、出庫單、各種發票等，都可統一由產生單據的原始單位或負責人登錄和維護，其他有權使用此數據或資訊的部門或員工，則是在得到授權後可以使用。

如此一來，不但可維護資訊的一致性，減少重複數據的產生，進而簡化作業了流程。如企業銷售發貨過程中，所產生的原始單據如提貨單、發貨單、發票等，在傳統的管理情況下，往往要由不同部門的不同人員，分別重複登錄多次，各自進行核算，同一數據一旦出現不同結果，就得反覆透過人工對帳去解決，不但造成人力物力的浪費，也讓作業流程變得更加複雜，造成惡性循環。

IT系統不能完全取代人工

但ERP提升作業流程的效果，仍有一定的限制，不可能完全取代人工作業，特別是一些綜合性、分析性、決策性的工作，仍需要有清醒的頭腦，認真分析和權衡利害關係的員工來處理，人機之間的分工，必須是以簡化流程為原則，設計合理管理流程，充分發揮人的積極性和能動性，才能讓IT管理系統的成功得到更大的保證。