行動、社交及安全為電子郵件管理重點
- DIGITIMES企劃
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儘管技術不斷革新、各種網際網路訊工具更迭交替，新興網路通訊工具如LINE的熱門程度，吸引不少媒體或業界的目光，但截止目前為止，電子郵件仍是許多企業或員工不可或缺的溝通工具，而每一次技術革新，也都不斷地推動電子郵件產業升級換代。
根據台灣網路資訊中心(TWNIC)所發布的「2013年台灣寬頻網路使用調查」，個人最常使用寬頻上網功能中，「收發電子郵件」比例仍達14.01%，雖然比例已較「網路社群」的35.23%來得低，但仍比「傳送即時通訊」的10.86%來得高，也顯示企業對於電子郵件的管理及應用趨勢，仍有關注的必要。
行動化及社交化重要性日增
作為最常用的辦公應用之一，電子郵件管理勢必也得根據企業用戶的使用習慣和需求而有所因應，其中影響最大的因素，莫過於行動化所造成的蛻變，尤其是員工自帶設備上班(Bring Your Own Device；BYOD)趨勢已然成形，企業電子郵件系統，勢必得支持多平台(webmail、Outlook客戶端等)、多設備(PC、iPad等)、多系統(iOS、Android等)等需求。
目前，較為知名的郵件系統或企業電子郵件軟體，都已針對行動化需求設計各種功能，如讓用戶可同時透過PC端的網頁/Outlook客戶端、手機和平板電腦等，即時自動同步通訊錄、郵件、行事曆等資訊，更可進一步讓用戶隨時隨地管理電子郵件，而行事曆同步提醒、郵件即時推送等功能，對於工作效率的提升，自然也相當程度的幫助。
另一個不可忽視的趨勢，就是電子郵件社交化。由於許多社群網站如Facebook、Google+都有提供電子郵件服務，或是與現行的電子郵件系統連結，許多社群網站的動態，不但會藉由電子郵件提醒，許多社群網站的用戶帳號，也都會連結電子郵件，一旦用戶使用企業電子郵件登錄社群網站，企業電子郵件管理就無可避免地面臨與社群網站互連的問題。
但業界人士指出，電子郵件社交化的管理目標，不僅要解決與社群網站連結的問題，還必須要設法與企業原有的資訊化體系連結融合，如企業粉絲專頁所收到的訊息或動態牆的重要動態，僅僅只是透過企業既有的電子郵件轉發是不夠的，包括附件管理、安全問題、郵件備份等需求，也必須一併加以考量。
全球化趨勢，也讓多語種帳號技術，成為重要的電子郵件管理功能。所謂多語種郵箱賬號，是指含有中文、日文等非英語字元的電子郵件地址，如「張小明@大同.台灣」，未來的電子郵件所需要處理的非英語語種將會更加多樣，如亞太經濟合作組織(APEC)在2013年9月16~21日於美國召開的電信工作組會議，參與的經濟體包括中國、俄羅斯、加拿大、泰國、馬來西亞等經濟體代表，就要求未來的企業電子郵件，必須能夠確保多語種郵件賬號應用技術暢通無阻，如同時支援中文、法文、西班牙文和葡萄牙文等字元。
電子郵件與即時通訊需加以整合
除了既有的電子郵件系統外，新一代行動通訊App的低成本、即時性與分享性，也正在改變企業內外的溝通形式，尤其是IT預算有限的中小企業，將可因此擁有較電子郵件更為快速的溝通機制，但也為企業帶來新的管理挑戰。
其中最讓企業擔心的地方，就是此類免費的個人即時通訊App是否安全？因為這些免費個人即時通訊工具，並不像企業即時通訊系統通常會部署在企業自己的伺服器上，不管是安全管控或資料保存，都會讓企業感到憂慮。
雖然近年來的即時通訊工具，如Line、微信、Cubie與M+ Messenger等，都有採用加密技術，但其他管控機制仍有不足之處，如閱讀權限、加密、過濾等管控機制，企業仍無著力之處。
因此在實際應用上，企業多半會要求員工，即時通訊工具應該用在沒有機密考量的對話與討論，如約定時間或地點，企業機密或重要資料，還是要藉由電子郵件、線上會議系統，或是在面對面的會議上進行。
事實上，由於許多即時通訊工具是以使用者的個人電話號碼來註冊，這些個人即時通訊工具的好友清單，企業勢必很難集中管控、備份，更不可能像企業即時通訊工具一樣，可以提供完善的對話記錄與Log紀錄保存，訊息保存時間也不夠透明，而且也很容易遭到修改，證據保存效力不高，更衍生許多管理上的困擾。
但在BYOD的趨勢下，企業很難禁止員工禁止使用這些即時通訊工具，想要求員工區分私人及企業用的即時通訊工具，就如同要求員工要將個人或企業的電子郵件帳號分開使用，一樣的困難。
因此，企業未來勢必得制定更加全面的BYOD管理政策，不但要同時管控智慧手持裝置上的電子郵件，還應該包括即時通訊工具，如在員工的裝置上加裝監控外掛程式，以側錄即時通訊工具上的文字，甚至記錄傳檔內容、語音，提供事後稽核的電子記錄供舉證之用。但要注意的是，企業一定要做好事前告知與稽核權限的規劃，以免遭致員工反彈，甚至因而觸法。
只是這樣的作法，要套用在新即時通訊工具上，有一定的難度，現在即使是MDM產品也無法側錄Line等App的通訊。如果使用者是透過3G網路執行，管控將更為困難，包括電腦病毒、駭客入侵，或是利用詐騙連結騙取個資，都將是企業需要面對的問題。
私有雲服務可降低導入成本
未來的企業通訊工具，將更為多樣，目前已有不少業者，如Alcatel-Lucent、Avaya、Cisco、IBM、微軟、NEC、Polycom等，都已提供整合通訊解決方案，讓企業內外溝通更便利，除了安全性、穩定性與擴展性外，涵蓋面向也都考量電子郵件、行動通訊、語音溝通、視訊溝通，以及協同作業能力。
電子郵件或即時通訊的企業解決方案特點，就是能與企業內部帳號結合，並能夠建置在企業伺服器上，但因為所費不貲，中小企業導入有一定程度的困難。所幸未來將會有更多私有雲服務，將會致力於相關領域，企業若希望擁有同時兼顧效率及安全的通訊工具，適度的投資可能很難避免，但選擇將會更多，負擔也會更輕，值得考量。
